Introduktion
I Inställningar --> Checklistor skapar du eller importerar in de checklistor som ska användas på företaget. Checklistor kopplade till en arbetsorder hamnar i mobilappen, där medarbetarna fyller i den på plats. Funktionen finns tillgänglig även offline.
Checklistor kan vara frågeformulär såsom riskkontroller, egenkontroller och avstämningar. En checklista kan även vara utanför ett arbete, t ex en personlig avvikelserapport. Ifyllda checklistor kan delas internt och skickas till din kund.
listan med företaget samlade checklistor
Skapa checklista
När du skapar en ny checklista använder du Fieldlys checklistbyggare och bestämmer själv utseende, innehåll och funktioner med hjälp av Inställningar och Komponenter som finns under de olika flikarna. Du drar och släpper olika komponenter som du behöver i checklistan, och som du sedan kan modifiera.
För att ta bort en komponent som du lagt i checklistan, markerar du komponenten och drar den till soptunnan.
Klicka Inställningar under ditt namn uppe till höger i huvudmenyn
Välj Checklistor => listan över företaget samtliga checklistor visas
Klicka på den gröna SKAPA CHECKLISTA => checklistbyggaren visas med sina flikar
Välj om du vill basera din checklista på en redan existerande checklista genom att klicka på KOPIERA CHECKLISTA eller om du vill bygga den från grunden.
Fyll i Inställningar och bygg upp frågorna med checklistbyggarens komponenter.
SPARA => Checklistan kan nu läggas upp för arbetet och bli tillgänglig i appen
Du kan basera en ny checklista på en befintlig som du modifierar
Checklistans inställningar
Inställningar för checklistan består av ett antal Ja/Nej frågor.
Ange en titel
Obligatoriskt fält för namn på checklistan som ska kännas igen av alla som ska fylla i den. Titeln som anges här blir synlig i appen och på webben.
Exempel: 3.1.3 Egenkontroll projektering Byggservice
Användare kan lägga till beskrivning i mobilen
Men denna inställningen på JA kan användaren lägga till en underrubrik till checklistan i samband med att den fylls i.
Expandera alla checklist-frågor i mobilen
Men denna inställningen på JA visas rubriker och alla svarsalternativ direkt utan att behöva expanderas. Med NEJ visas checklistan i ett komprimerat format med endast rubriker vilket lämpar sig för långa checklistor och ger överblick.
Skicka kopia på avslutad checklista till projektägare/gruppledare
Med denna inställning på JA skickas en kopia som PDF i email till projektägaren när den sparats. Om checklistan är "personlig" och inte tillhör ett projekt, skickas istället en kopia till medarbetarens gruppledare.
Tillåt skapa nyckelord från mobilen
Med denna inställning på JA kan medarbetaren tagga checklistan i samband med att den fylls i, dvs lägga in nyckelord som sedan blir sök- och filtrerbara.
Visa denna checklista i mobilen
Med denna inställning på JA är checklistan synlig i mobilen och kan fyllas i och användas i både app och webb. Om du istället väljer NEJ tas den bort från mobilen men är fortsatt tillgänglig i webben.
Skicka checklistan till följande mottagare
Här fyller du i e-postadressen till personerna du vill skicka checklistan till.
Knyt checklistan till avdelningar
Här anger du den eller de avdelningar som checklistan ska vara tillgänglig för.
Inställningen är tillämplig endast för konton med modulen "Avdelningar".
checklistans inställningar
Checklistbyggarens funktioner och komponenter
Komponenter i en checklista kan vara olika fråge-och svarstyper, rullgardinslistor, datumväljare, länkar, fritextfält, fotouppladdare, signatursfält m.m. Kombinationsmöjligheterna är många. Med dra- & släpp väljer du komponenter och bygger egna anpassade mallar som kan återanvändas och kombineras i nya checklistor.
För att editera en komponent klickar du på den efter att den placerats i checklistan. Editeringsverktyget som öppnas är anpassat till komponenten och varierar därför i utseende och funktion.
För att radera en komponent drar du den till papperskorgen.
För att duplicera en komponent väljer du "Duplicera komponent" i listan som öppnas när du klickar på den blå texten "Åtgärder" till höger i komponentfältet. En kopia skapas direkt under den duplicerade komponenten.
För att spara en komponent väljer du "Spara komponent" i listan som öppnas när du klickar på den blå texten "Åtgärder" till höger i ett komponentfält. En ruta för att namnge och spara komponenten öppnas.
Visa
Denna flik har huvudelementen för att bygga checklistans grundstruktur.
Brödtext
Brödtext används för checklistans permanenta texter, t ex. information eller instruktion om själva checklistan. Textmängden är obegränsad.
komponenten Brödtext
Rubrik
Rubrik används till en rubrik i en tjock och lite större textstorlek
komponenten Rubrik
Horisontell Skiljelinje
Komponenten används för att placera ut en skiljelinje i din checklista. Linjer blir inte synliga i appen, men fungerar som sektionsdelare för en ifylld checklista som sparas och i PDF.
komponenten Horisontell Skiljelinje
URL-länk
URL-länk används för att placera länkar i checklistan. Länken kan vara till en webbsida eller till ett dokument med detaljerade instruktioner. Länken fungerar även när en checklista sparas som PDF.
komponenten URL-länk
Svarsfält
Denna flik har byggblock och funktioner nödvändiga för de flesta checklistor såsom frågor med svarsfät och fält för signatur.
Datumväljare
Komponenten Datumväljare används för att placera ut en eller flera datumväljare i checklistan, som sedan ska fyllas i av fältarbetaren.
komponenten Datumväljare
Öppen fråga
Öppen fråga används för frågor respondenten besvarar med fritext.
komponenten Öppen fråga
Signatur
Signatur används för att placera en eller flera signaturer som checklistan kräver. Det kan vara t.ex. signatur från beställaren, platschefen eller genomföraren. I editeringsverktyget väljer du antal signaturfält, antal per rad för PDF, samt om de ska vara obligatoriska.
komponenten Signatur
Lägg till foto
Lägg till foto är fält för foton i din checklista, t.ex på en installation eller skada som har uppstått. I editeringsverktyget anger du antal bilder, deras placering i PDF, samt om de ska vara obligatoriska.
Notera: Ju fler bilder som tillåts på per rad, desto mindre måste de vara och ju fler bilder som tillåts totalt, desto längre tid tar det att ladda upp och skicka från mobilen
komponenten Lägg till foto
Val
Denna flik har komponenter för att fältarbetaren ska kunna fylla i uppgifter som behövs i checklistan.
Rullgardinsval
Komponenten Rullgardinsval används för frågor i checklistan som sedan respondenten får svara på genom att välja ett av flera alternativ i en rullgardinslista. Rullgardinslistan innehåller färdiga valmöjligheter och lämpar sig frågor där endast ett svar är tillåtet. I editeringsverktyget skapar du svarsalternativen och anger om svar ska vara obligatoriskt.
komponenten Rullgardinsval
Flerval
Komponenten Flerval används för frågor i checklistan som sedan respondenten får svara på genom att välja ett eller flera av svarsalternativen. Flerval passar frågor där flera svarsalternativ är tillåtna. I editeringsverktyget skapar du svarsalternativen.
komponenten Flerval
Frågeformulär
Komponenten Frågeformulär används för ett eller flera frågeformulär i checklistan. Ett frågeformulär består av en Titel, frågor och svarsalternativ. Till varje svarsalternativ kan en kommentar kopplas. I editeringsverktyget finns Inställningar och Frågor.
I Inställningar för frågeformuläret (kugghjulet i vänster kolumn av editeringsverktyget) väljer du om kommentarer ska kopplas och vara obligatoriska, samt om respondenternas initialer ska visas. Initialer rekommenderas om flera personer samarbetar på en och samma checklista. Du sätter även rubriker till frågeformuläret, frågor och kommentarer. I Frågor skapar du själva frågorna.
komponenten Frågeformulär
Sparat
Denna flik används för att spara redan skapade element och göra dem valbara för liknande checklistor i framtiden. Sparade komponenter hamnar i kolumnen till vänster tillsammans med andra sparade komponenter i Spara-fliken.