Det finns en mängd inställningar du kan göra i början av ett arbete som sparar tid när projektet är igång. Några är obligatoriska.

När du skapat ett projekt eller en arbetsorder), landar du på en registreringssida med två flikrader. Beroende på vilka moduler du har aktiverade för kontot kan dessa variera.


På översta raden är "Inställningar" öppen. På undre raden är Allmänt öppen. Det är här du börjar fylla i uppgifter om projektet.

Allmänt

Löpnummer

Löpnummer är obligatorisk fält och följer med under hela arbetsflödet. Du kan välja mellan automatiskt genererade löpnummer eller anpassade, som du skapat i Inställningar --> Löpnummer. Projekt med automatisk löpnummer är förinställt.

Om du väljer Automatiskt, får arbetsobjektet det nummer som står "näst på tur" i vald löpnummerserie.

Om du väljer Anpassad, ska du manuellt ange både prefix och nummer på arbetsobjektet. Grupprättigheten "Hantera löpnummer" måste vara ikryssad för användarens grupp för att "Anpassad" ska vara möjligt.
(Medarbetare =>Grupper =>Webbrättigheter)

Titel

Titeln som du anger här kommer att följa med hela flödet och även visas på fakturan som skickas till din kund.

Avdelning - endast med modul aktiverad

Du väljer avdelning som arbetet hör till i listan av skapade avdelningar för kontot. Projektet kommer bara att finnas tillgängligt för medarbetare kopplade till denna avdelning. För att göra det tillgängligt för samtliga användare, klickar du istället "Tillgängligt globalt".

Projektägare

Användarens namn är redan ifyllt i denna ruta, men du kan välja andra medarbetare från listan. Projektägaren har större rättigheter i ett arbete, kan och kan även se sina arbeten i mobilappen.

Globalt Projekt ID - endast med modul aktiverad

Objektnummer - endast med modul aktiverad

Tidsramar

Här ställer du in startdatum/tid och slutdatum/tid, för hela arbetet. Inom denna tidsram kan du sedan skapa rapporter. "Husknappen" väljer dagens datum.

Beskrivning och nyckelord

Dessa fält finns för att du ska kunna söka i listor och få en snabb insikt i arbetet utan att behöva öppna det.

Notera: När du sparat första gången kommer projektstrukturen, kolumnen till vänster, att visas med löpnummer som skapats.

Notera: Du måste spara flikarna "Allmänt" och "Kund" innan du kan gå vidare och fylla resten av informationen för arbetet. Obligatoriska fält (stjärnmarkerade*) måste alltid fyllas i.

Kund

I denna flik hanterar du kundinformation som ska gälla för arbetet.

När du valt en registrerad kund från listan, fylls flera av fälten i automatiskt och du behöver inte fylla i denna information en gång till. Finns inte kunden upplagd, klickar du på plustecknet till häger i kundfältet för att skapa en ny kund.
Beroende på om kunden är ett företag eller privatperson kommer fälten för ROT/RUT vara editerbara eller låsta.
Läs mer om kundfältens innebörd i "Skapa Kund"

Liggare

I denna flik sätter du upp en digital personalliggare och registrerar arbetets ID-nummer som du fått från Skatteverket. Om Entral elektroniska enheter ska användas, registrerar du dessa i Inställningar --> Entral

Finansiellt

I denna flik prissätter du arbetet. Du kan också sätta ett fast pris baserat på uppskattningar och skapa en budget. Om projektet kräver en lyftplan, lägger du upp den här. Mer om dessa inställningar i "Finansiella inställningar".

Plats (och närliggande arbeten)

Här skriver du in adress för arbetets plats eller fyller i fälten genom snabbhämtning. Karta med aktuella väderförhållanden visas när adressfälten är ifyllda.
I mobilappen kommer fältarbetaren hitta med hjälp av denna karta.

Tips!

Om du klickar på den gröna VISA NÄRLIGGANDE ARBETE, kommer markeringar upp med företagets alla arbeten inom ett område, som du kan zooma in eller ut med plus och minus.

Om du klickar på ett närliggande arbete, öppnas en rutan med kortfattad information om projektet. Du kan öppna detta genom att klicka på symbolen för ny flik i rutan som beskriver projektet.

Grupper (och roller)

I denna flik knyter du personer till arbetet genom gruppen de tillhör. Alla i gruppen kommer att få denna roll oavsett vilken roll de är registrerade med i Medarbetare och alla i gruppen får upp arbetet i sin mobilapp.
Rollen bestämmer vilken roll dessa personer ska ha i projektet och därmed vilket pris som ska gälla i prismallen.

Personer (och roller)

I denna flik knyter du en eller flera medarbetare till arbetet och tilldelar dem rollerna de ska ha i arbetet.

Om det finns prismallar kopplade till en viss roll, kommer tid- och reserapporter från personen med denna roll automatisk få detta pris.

Notera: Roller, grupper och personer väljer du från listor skapade i Inställningar --> Roller respektive Medarbetare i huvudmenyn.

Tillagda personer får upp arbetet i sin mobilapp så snart du sparat.

Checklistor

Här lägger du in checklistor som arbetet kräver vid start och/eller vid avslutandet. Checklistorna måste du fyllas i på plats innan arbetet kan påbörjas respektive avslutas i appen. Checklistor kan fyllas i offline.

Notera: Företagets checklistor skapas i Inställningar --> Checklistor. I inställningar för själva checklistan kan du t ex. bestämma vem en kopia ska skickas till.

Påminnelser

Här kan du lägga in påminnelser till medarbetarna i arbetet och välja när de ska påminnas om arbetet. Om du arbetar med en underleverantör kommer även denna att synas i mottagarlistan. Påminnelserna skickas som "pushnotis" till mottagarens mobil.

Externa kontakter

I denna flik kan du knyta kontaktpersoner utanför företaget till arbetet så att de blir synliga i appen. För att kunna se kontaktpersoner i hela projektstrukturen, behöver JA vara ikryssat i Företagsinställningar för "Externa kontaktpersoner på projektnivå ska vara synliga i appen".
Du kan välja mellan att använda de personer som redan finns registrerade på kunden, eller skapa en ny.

Tips: Ge externa kontakter en roll med rolltypen "Kontakt". Detta för att för att hindra förväxlingsrisk med interna roller. Du kan skapa och döpa egna roller i Inställningar.

Hittade du svaret?