Det finns en mängd inställningar du kan göra i början av ett arbete som sparar tid när projektet är igång. Några är obligatoriska.

När du skapat ett arbetsobjekt (projekt eller arbetsorder), landar du på en registreringssida med två flikrader. Beroende på vilka moduler du har aktiverade för kontot kan dessa variera.


På översta raden är "Inställningar" öppen. På undre raden är Allmänt öppen. Det är här du börjar fylla i uppgifter om projektet.

Allmänt

Löpnummer

Löpnummer är obligatorisk fält och följer med under hela arbetsflödet. Du kan välja mellan automatiskt genererade löpnummer eller anpassade, som du skapat i Inställningar => Löpnummer. Projekt med automatisk löpnummer är förinställt.

Om du väljer Automatiskt, får arbetsobjektet det nummer som står "näst på tur" i vald löpnummerserie.

Om du väljer Anpassad, kan du manuellt ange både prefix och nummer på arbetsobjektet. Grupprättigheten "Hantera löpnummer" måste vara ikryssad för användarens grupp för att "Automatisk" ska vara möjligt.
(Medarbetare =>Grupper =>Webbrättigheter)

Titel

Titeln som du anger här kommer att följa med hela flödet och även visas på fakturan som skickas till din kund.

Avdelning

Med modulen "Avdelning" aktiverad, väljer du avdelning som arbetet gäller från listan av skapade avdelningar för kontot. Då kommer arbetsobjektet bara att finnas tillgängligt för medarbetare kopplade till denna avdelning. För att göra det tillgängligt för samtliga användare, klickar du istället "Tillgängligt globalt".

Projektägare

Användarens namn kommer att vara förinställt i denna rutan, men du kan välja andra medarbetare från listan.

Globalt Projekt ID - endast med modul aktiverad

Objektnummer - endast med modul aktiverad

Tidsramar

Här ställer du in startdatum/tid och slutdatum/tid, för hela arbetet. Inom denna tidsram kan du sedan skapa rapporter. "Husknappen" väljer dagens datum.

Beskrivning och nyckelord

Dessa fält finns för att du ska kunna söka i listor och få en snabb insikt i arbetet utan att behöva öppna det.

Notera: När du sparat första gången kommer projektstrukturen, kolumnen till vänster, att visas med löpnummer som skapats.

Notera: Du måste spara fliken "Allmänt" innan du kan gå vidare och fylla i kundfliken. Alla obligatoriska fält (stjärnmarkerde*) måste då också vara ifyllda.

Kund

I denna flik hanterar du kundinformation som ska gälla för arbetet.

När du valt en redan registrerad kund från listan, fylls flera av fälten i automatiskt och du behöver inte fylla i denna information en gång till. Finns inte kunden upplagd, klickar du på plustecknet till häger i kundfältet för att skapa en ny kund.
Beroende på om kunden är ett företag eller privatperson kommer fälten för ROT/RUT vara redigerbara respektive låsta.
Läs mer om kundfältens innebörd i "Skapa Kund"

Liggare

I denna flik sätter du upp en digital personalliggare och registrerar arbetets ID-nummer som du fått från Skatteverket. Om Entral elektroniska enheter ska användas, registrerar du dessa i Inställningar => Entral

Finansiellt

I denna flik ställer du in kostnader och priser som ska gälla för arbetet. Några inställningar importeras in från Företagsinställningar och kan editeras. Du kan lägga upp ett budgeterat värde och ett kontrakterat värde på arbetet, samt en lyftplan om modulen Lyftplan är aktiverad. Inställningar här är beskrivna i "Finansiella inställningar".

Plats (och närliggande arbete)

Här skriver du in adress för arbetets plats eller fyller i fälten genom snabbhämtning. Karta med aktuella väderförhållanden visas när adressfälten är ifyllda.

Tips!

Om du klickar på den gröna VISA NÄRLIGGANDE ARBETE, kommer markeringar upp med företagets alla arbeten inom ett område, som du kan zooma in eller ut med plus och minus.

Om du klickar på ett närliggande arbete, öppnas en rutan med kortfattad information om projektet. Du kan öppna detta genom att klicka på symbolen för ny flik i rutan som beskriver projektet.

Interna Roller (och personer)

I denna flik knyter du medarbetare till arbetet och ger dem rollerna de ska ha.

Om det finns prismallar kopplade till en viss roll, kommer tid- och reserapporter från personen med denna roll automatisk få detta pris.

Roll och personer väljer du från listor som är skapade i Inställningar=>Roller respektive Medarbetare i huvudmenyn. Personer som du lägger till här, kommer att se arbetet i sin mobilapp när du sparat.

Interna Grupper (och roller)

I denna flik knyter du personer till arbetet genom gruppen de tillhör. Alla i gruppen kommer att få denna roll oavsett vilken roll de har under Medarbetare och alla i gruppen få arbetsordern i sin mobilapp.
Rollen bestämmer vilken roll dessa personer ska ha i projektet och därmed också vilket pris som ska gälla i prismallen.

Checklistor

Här lägger du in checklistor som arbetet kräver vid start och/eller vid avslutandet. både vi. Du kan Checklistorna blir synliga i mobilappen, där medarbetarna fyller i och godkänner på plats. Funktionen finns tillgänglig även offline. Företagets olika checklistor skapas i Inställningar => Checklistor.

Påminnelser

Här kan du lägga in påminnelser till medarbetarna i arbetet och välja när de ska påminnas om arbetet. Om du arbetar med en underleverantör kommer denna att bli valbar i mottagarlistan. Påminnelserna skickas som "pushnotis" till mottagarens mobil.

Externa Kontakter

I denna flik kan du knyta kontaktpersoner utanför företaget till arbetet så att de blir synliga i appen. För att kunna se kontaktpersoner i hela projektstrukturen, behöver du välja JA för "Externa kontaktpersoner på projektnivå ska vara synliga i appen" i Företagsinställningar.

Referenser & Relaterat

Skapa kund

Skillnaden mellan projekt och arbetsorder

Personalliggare

Finansiella inställningar i projekt och arbetsordrar

Hittade du svaret?