Personalliggare

Nedan följer massa matnyttig info om hur personalliggaren fungerar i Fieldly, men också Skatteverkets direktiv kring dess nödvändighet.

För att snabbt få en uppfattning om hur Fieldlys Personalligare fungerar, kan du med fördel se både vår video(blå knapp) och ladda ner vår guide(längst ner på sidan):

Video

Actions

Ange personalliggare-ID på arbetet, ett ID som kunden får från Skatteverket, förutsatt att du bockat i ja, på att jobbet kräver en personalliggare, där du också har möjlighet att svara ja på att man tagit över det samlade ansvaret för den. Det sistnämnda har inga kopplingar utanför denna vy. Det är i nuläget bara info till andra som är inne på denna sida, som då kan se att man svarat ja vad gäller ansvar. Du hittar det på Inställningar -> Liggare.
Ladda upp ett eller flera dokument på Liggare & UE -> Personalliggare dokument, vilka appanvändarna kan se. Sedan ska du kunna gå tillbaka till Inställningar->Liggare och välja ett av de inlagda dokumenten som ska signeras första gången innan registrering av in- och utcheckning. Se bild ovan om Kvalitetssäkring. Det är lagkrav på att detta behövs och det behöver signas av alla som ska kunna checka in och ut. AFS 2023:3 är där den relevanta lagändringen tillämpas. Förutsättningarna är att bara ett dokument kan väljas och det måste vara ett PDF-dokument. Resterande dokument kommer app-användaren åt när de går in på personalliggaren i appen. Den vanliga dokument-fliken på ett arbete har ingenting med dokument på personalliggaren att göra och kan inte kopplas.
På Liggare & UE -> Underentreprenörer kan man lägga till företag från sitt UE-register.
Det måste finnas ett personnummer inlagt på de medarbetare som ska använda liggaren för att de ska kunna "checka in". Detta gäller såväl manuella UE-företag som skapats med manuella medarbetare, men också den egna personalen hos GE:n. Du slipper detta om UE:n checkar in med ID06-kort.
På webben kan man ange logg på både in- och utcheckningar i efterhand. Uppföljningsmässigt kan du visa nödlista, visa personalliggare och exportera personalliggare till PDF.

Personalliggare - Gemensamt för apparna

Man tas bort från en liggare två år efter innevarande år (efter att projektet har stängts).
Fliken "Skatteverket" används av kontrollanter från Skatteverket som gör kontroller. Genom att klicka på knappen presenteras en lista med steg för hur man ska gå tillväga.

Nödlista
- Visar vilka som är på arbetsplatsen och vilka som inte är där
- Baseras på vilka som har checkat in i liggaren
- Man får upp en lista --> kan klicka på varje arbetare i den listan och användas som en form av checklista" efter t.e.x "ok efter brand" eller liknande

Personalliggare - Fieldly-appen

Obligatoriskt dokument för signering finns inte, när du klickar in på ett arbete
Man behöver ha skapat användaren manuellt, även UEns anställda, så manuellt företag räcker inte. Där är det viktigt att personnummer är med.
Egen personal som får tillgång till jobbet har också möjlighet att använda personalliggaren, både när de klickar in på arbetet men också från ikonen i bottenmenyn.

Personalliggare - Ledger-Appen

Man kan logga in med både ID06-kort och email (om du inte är GE, då förespråkar vi enbart ID06-kort). Detta gör vi med bakgrund i att den som ansvarar för liggaren slipper skapa upp ett konto till UEn.
När det är gjort kan den anställda hos UE:n se alla personalliggare som underentreprenören som företag har blivit tilldelat.
Man kan ställa in ett dokument i webben, som ska dyka upp i appen första gången man checkar in på arbetsplatsen. Detta gäller bara för underentreprenörer, det dyker inte upp för företaget som ansvarar för liggaren.
Vid incheckning och utcheckning med ID06-kort kräver IOS klick först, som bekräftar att du vill logga in eller ut, men så är inte fallet med Android (Där räcker det att hålla fram kortet).
I nödlistan kommer det finnas grön markering för de som incheckade och en röd markering för de som lämnat platsen. Dessa markeringar finns inte i den vanliga Fieldly-appen.

Special Use Case

1. ID06-kort; Surfplatta & Mobil

Man kan använda surfplattor för att checka in på ett projekt. Surfplattan måste ha stöd för NFC (trådlös kortläsning) och då kan man använda sitt ID06 kort för att checka in, personen eller underentreprenören behöver då inte heller vara upplagd i systemet på förhand. Alla användarens vanliga anställda kan fortsatt använda appen i sina telefoner för att checka in i samma personalliggare, men de kan såklart också om de hellre vill checka in på surfplattan genom att lägga sitt kort mot den.

2. UE liggare, möjligheter att checka in

Via Ledger-appen, där det räcker att personen har laddat ner appen och loggar in med sitt ID06-kort - Fieldly-konto behövs inte
Via Fieldly-appen med ett UE-konto - Måste ha appen och måste ha lagts till av företaget som anlitar UE. (Har UEn två konton i Fieldly, måste man se till att ändra org. nr på den man inte vill bjuda in i sales app, kan annars bli fel konto inbjudet)
Via Entralplatta och ID06-kort - Fieldly-konto behövs inte
Via en surfplatta med Fieldly Entreprenadappen och ID06-kort - Fieldly-konto behövs inte

P.S. När en UE- arbetare checkar in på en platta (t.e.x Entral) med sitt ID06 kort så ska personens namn, ID06-kortnummer, personnummer och UE den tillhör dyka upp automatiskt i Fieldly. Allt ska hamna på projektets personalliggare.

Varför ska man ha Personalliggare?

Skatteverkets hemsida: https://www.skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/personalliggare

Som byggherre har du skyldighet att se till att det finns en elektronisk personalliggare på byggarbetsplatsen och att den upprättas och hanteras på rätt sätt. Du har också andra skyldigheter kopplade till personalliggare.

Byggherre är du som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Till exempel enskilda näringsidkare och aktiebolag liksom andra former av juridiska personer, statliga verk, kommuner och regioner kan vara byggherrar.

Om du är byggherre ska du anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket innan byggverksamheten påbörjas, vilket är detsamma som när det faktiska byggandet startar. Det görs enklast i e-tjänsten. Se, anmäl, ändra och avanmäl byggarbetsplatser på Skatteverkets hemsida.

Som byggherre ska du ha ständig elektronisk tillgång till den samlade personalliggaren, det vill säga samtliga entreprenörers personalliggare för en viss byggarbetsplats och alla uppgifter som ingår.
Skatteverket ska vid ett kontrollbesök på byggarbetsplatsen omedelbart kunna läsa alla uppgifter i den samlade personalliggaren, på skärm eller papper, med eventuella krypterade uppgifter dekrypterade.
Kan jag spara uppgifterna från personalliggaren i papper eller måste de sparas elektroniskt?
Enligt Skatteverket ska personalliggaren både föras och bevaras elektroniskt. ID06 Stamp bevarar en kopia av informationen (in och utloggningar, datum, tid och arbetsplatsnummer från arbetsplatsen) i personalliggarna som överförs till ID06 Stamp. Även ID06 ackrediterade partners hanterar lagringen enligt Skatteverkets regler.
Vilka arbetsplatser berörs av lagen?
Näringsverksamhet som avser om-, till- och nybyggnadsarbeten, reparations- och underhållsarbeten, anläggningsarbeten samt rivning av byggnadsverk.
Annan verksamhet som stödjer byggverksamheten, t.ex. städ och bevakning på byggarbetsplatsen.
Lagen gäller inte om den sammanlagda byggkostnaden för byggarbetsplatsen antas uppgå till mindre än fyra basbelopp (ca 180.000 kr exklusive moms) eller om byggherren är en privatperson som bygger för privat bruk.
Hur gör vi om vi inte har möjlighet att inhägna arbetsplatsen med staket?
För arbetsplatser som inte går att hägna in finns mobila lösningar. Dessa lösningar använder en smartphone, eller läsplatta med GPS-funktion, med internetuppkoppling. I princip innebär det att man avgränsar ett virtuellt område runt arbetsplatsen. När en person som ska registrera sig i personalliggaren kommer innanför gränsen, håller man sitt ID06-kort mot telefonen/läsplattan som då registrerar kortet.
En telefon/läsplatta kan hantera flera ID06-kort och arbetsplatser. Mobila lösningar finns och fler är under utveckling av våra ackrediterade partners.

Sanktioner för byggherren

Inte anmält byggstart: 25.000 kr/byggarbetsplats
Elektronisk utrustning för personalliggare saknas: 12.500 kr
Inte hållit den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket: 12.500 kr

Sanktioner för den som bedriver byggverksamhet

Inte hållit personalliggaren tillgänglig för Skatteverket: 12.500 kr
Personalliggaren är bristfällig eller har inte förts löpande: 12.500 kr
Verksam person har inte noterats i personalliggaren: 2.500 kr/person
Om byggherren inte har anmält byggstart eller håller en elektronisk personalliggare tillgänglig på arbetsplatsen kan inte en entreprenör i sin tur påföras kontroll/sanktionsavgifter.

Undantag

Det finns två situationer då personalliggare inte behöver föras.

När du bygger för eget bruk

Du har inga skyldigheter kopplade till personalliggare om du är en privatperson som bygger för privat bruk, så kallad fysisk person. Det gäller även om du anlitar en entreprenör.

Mindre arbeten

Du har heller inte dessa skyldigheter om den sammanlagda arbets- och materialkostnaden för byggverksamheten på en viss byggarbetsplats beräknas bli högst fyra prisbasbelopp, alltså 229 200 kronor för år 2024 exklusive moms. För år 2023: 210 000 kronor exklusive moms.