När du skapar en faktura från ett projekt eller arbetsorder, är flera fält redan ifyllda med information från kontot, kunden eller arbetet du ska fakturera. Du kan editera de flesta fält på fakturan även om de redan är ifyllda.
Fakturan består av olika delar som går att expandera eller minimera med pilarna framför fakturadelens rubrik.

Observera: Fälten kan ha andra namn när du exporterat en faktura till ett annat faktureringssystem vid en integration.

Fakturaunderlag med expanderade delar

Kund - importerad från arbetet och kan inte ändras om du lagt till fakturarader på fakturan. För att ändra måste raderna först raderas och fakturan sparas.

Projekt/Arbetsorder - namn och nummer på arbetet som konverterats till faktura
Kan ändras om inga fakturarader eller kommentarsrader lagts till

GLN - GLN-nummer inlagt för kunden under fliken Kund i arbetet - kan ändras

Kundens märkning - inställd i arbetet - kan ändras

Kundens kontakt - förifyllt från arbetet - kan ändras genom att välja från listan av kontakter upplagda för kunden

Kundens kontaktnummer - förifyllt från kontakter upplagda för kunden - kan ändras

Att: för fakturamottagning - förifyllt från kundinformation - kan ändras

E-postdates för fakturor - förifyllt från kundinformation - kan ändras och fler adresser kan läggas till

CC fakturor till - extra fält om fakturan ska e-postas - kan ändras och fler adresser kan läggas till

Projektledare - förifyllt från kundinfo i arbetet - kan ändras

Vår kontakt - förifyllt med namn på användaren för kontot - kan ändras genom att välja annat namn från listan av interna kontakter

Fakturadatum - förifyllt med dagens datum - kan ändras i kalenderfunktion

Förfallodatum - förifyllt med datum baserat på betalningsvillkor på företagsnivå eller specifikt för kunden

Betalningsvillkor - förifyllt med betalningsvillkor för kontot eller för kunden - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga villkor för företaget. Om nytt villkor väljs, justeras även fältet för förfallodatum.

Momstyp (intäkt) - förifyllt med momstyp på företagsnivå eller specifikt för kunden - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga momstyper för företaget. Om ny typ väljs, justeras berörda belopp på fakturan.

Valuta - förifyllt med faktureringsvaluta för kunden eller på företagsnivå - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga valutor för företaget. Om ny valuta väljs, justeras berörda belopp på fakturan.

ROT/RUT - editerbart fält endast om om kunden är privatperson. Fältet är förifyllt baserat på inställning i AO, men kan ändras på fakturan genom, att välja ROT, RUT eller Nej i listan. Med ROT eller RUT valt, öppnas ytterligare sektion på fakturan. Denna ROT/RUT-sektionen försvinner om "Nej" är valt.

Serienummer - fältet för fakturanummer som genereras automatisk när fakturan är sparad eller när den exporterats till externt redovisningssystem. Vilken typ av fakturanummer som fylls i baseras på inställningar för serienummer i Fieldly eller ditt faktureringssystem. Fältet går inte att ändra.

P.S. Visa påslag på faktura - Innebär att du kan addera ett extra påslag på artikelraderna, som blir synligt på fakturaunderlaget. Värdet speglas däremot inte tillbaka på den ekonomiska uppföljningen, vilket blir missvisande. Vår starka rekommendation är dock att jobba med påslag i ett tidigare skede, som inställning i ert Fieldly-konto, på kunder och på arbeten. På så sätt minskas handpåläggningen, men förlusten blir att påslaget inte redovisas på fakturan. En mellanväg kan vara att skriva ut påslaget i text.

Sektionen med grundläggande information för fakturan

Denna sektion har fält med information för hushållsnära arbete och öppnas endast om kunden är en privatperson och ROT eller RUT valts. Den förifyllda information kommer från inställningar för kunden och aktuellt arbete. Fälten ser något olika ut beroende på om det är ett ROT-arbete eller RUT-arbete som gjorts. De är anpassade så att fakturan får vad som krävs av svensk lagstiftning.

Fastighetsägare 1, Namn* - obligatorisk fält för ROT/RUT - kan ändras

Fastighetsägare 1, Personnummer - obligatorisk fält för ROT/RUT - kan ändras

Fastighetsägare 1, Skattereduktion* - ifyllt beräknat på AO-beloppet. Om Fastighetsägare 2 är ifyllt fördelas beloppet lika mellan ägarna. Beloppen anpassas efter procentsatsen för ROT- respektive RUT-avdragen (företagsinställiningar).
Om beloppet i fältet för en ägare ändras, justeras det i fältet för den andra ägaren.

Fastighetsägare 2, Namn - frivilligt fält för ROT/RUT - kan ändras

Fastighetsägare 2, Personnummer - frivilligt fält för ROT/RUT - kan ändras

Fastighetsägare 2, Skattereduktion - ifyllt beräknat på AO-beloppet. Om Fastighetsägare 2 är ifyllt fördelas beloppet lika mellan ägarna. Beloppen anpassas efter procentsatsen för ROT- respektive RUT-avdragen (företagsinställiningar).
Om beloppet i fältet för en ägare ändras, justeras det i fältet för den andra ägaren.

Fastighetsbeteckning - förifyllt om Fastighetsbeteckning valts i AO - kan ändras genom val i listan av registrerade fastigheter på kunden i Kunder - obligatorisk för ROT, frivilligt för RUT

BRF org nummer och Lägenhets-/husnr. - importeras från AO eller fylls i på fakturan manuellt

Startdatum* och Slutdatum* - obligatoriska fält, tomma eller importerade från AO - kan ändras på fakturan

Preliminär skattereduktion - fält med beräknad total skattereduktion för hela fakturan

sektionen med ROT/RUT uppgifter

Bifogade leverantörsfakturor - kryssas i om en kopia på t ex. inköpt material ska skickas med fakturan till ett annat faktureringssystem. Detsamma gäller för offerten om du utgått från ett fastprisjobb. Om du har Fortnox kan du dessutom bifoga valfria PDFer, som du laddar upp från din dator.

Inledande kommentar - fält för text ovanför fakturaraderna på fakturan som kan skrivas redan i arbetsorder - kan inte editeras efter att fakturan låsts eller skickats

Avslutande kommentar - fält för text under fakturaraderna - kan inte editeras efter att fakturan låsts eller skickats

sektionen för kommentarer som ska visas på fakturan

Denna sektion är själva stommen i fakturan och består av en eller flera fakturarader med tillhörande kommentarsfält. Raderna importeras från rapporterna i arbetet. Extra rader kan läggas till manuellt på fakturan. Du kan välja att importera ett kontrakterat värde eller attesterade rapporter. Raderna kan flyttas upp eller ner med handverktyget.

Beskrivning - förifyllt från arbetet med information anpassad för varje rapporttyp

ROT/RUT - kryssruta synligt vid ROT/RUT-arbete och kryssas i för de poster som ska ha avdrag.

Rapporterade timmar - ifyllt om ROT/RUT är valt

Momstyp (intäkt) - rullgardinslista med intäktskonton, förifylld med standardmomstyp för kontot

Konto & Moms % - resultatet av vald intäktstyp, visar kontonummer och momssats

Mängd - (timmat, km, styck) importerade från rapporten - går inte at ändra eftersom de är godkända för fakturering. Ändringar måste göras i rapporten. Tillagda rapportrader på fakturan ändras.

Pris - importerat timpris från rapporten - går inte att ändra eftersom priset är godkänt för fakturering. Ändringar måste göras i rapporten. Tillagda rapportrader på fakturan ändras.

Påslag - synlig endast om "Visa påslag på faktura" är vald i översta sektionen, möjlighet att välja en procentsats eller fast summa för fakturaradens belopp

Rabatt - fält för att i efterhand ge kunden rabatt, möjlighet att välja en procentsats eller fast summa för fakturaradens belopp

Summa - summerar fakturaraden

Lägg till beskrivning till raden - en kommentarsrad läggs under fakturaraden (klick på pratbubblan). Kommentarsraden blir synlig på fakturan

Radera raden - tar bort raden på fakturan (klick på papperskorgen). Om denna är en importerad rapport från AO, ligger den kvar i AO och kan importeras in igen.

(+) Lägg till fakturarad - lägger till nya

(+) Lägg till rad för kommentarer - lägger till nya kommentarsrader längst upp i sektionen

OBS! Fakturarader som läggs till speglas inte tillbaka i projektet.

Sektionen för det som ska faktureras

Vissa delar av en fakturarad kan redigeras direkt i faktureringsläget:

Poster knutna till en rapport och vars värden redan godkänts för fakturering, t.ex. antal och pris, är låsta i fakturaläget.

Redigera en låst fakturapost

Här summeras alla delar av fakturan inklusive, avdrag för ROT/RUT, eventuella påslag och rabatter.

Längst ner på fakturaunderlaget, när du jobbar med fastpris, har du möjlighet att bifoga rapporter. Innebörden av detta är att du kan välja vilka rapporter som ska knytas till ditt fakturaunderlag och på så sätt påverka din ekonomiska uppföljning i Fieldly, när du läser av vad som är fakturerat. Raderna i sig följer alltså inte med på fakturaunderlaget, över till ditt ekonomisystem.