När du skapar en faktura från ett projekt eller arbetsorder, är de flesta fält redan ifyllda. Vilka som är ifyllda med vad styrs av inställningar på företagsnivå, inställningar för kunden eller inställningar för själva arbetet. Du kan editera de flesta fält på fakturan även om de redan är ifyllda.
Fakturan består av olika delar som går att expandera eller minimera med pilarna framför fakturadelens rubrik.
Observera: Fälten kan ha andra namn när du exporterat en faktura till ett annat faktureringssystem vid en integration.
faktura med expanderade delar
Grundläggande information
Kund - importerad från arbetet och kan inte ändras om du lagt till fakturarader på fakturan. För att ändra måste raderna först raderas och fakturan sparas.
Projekt/Arbetsorder - namn och nummer på arbetet som konverterats till faktura
Kan ändras om inga fakturarader eller kommentarsrader lagts till
GLN - GLN-nummer inlagt för kunden under fliken Kund i arbetet - kan ändras
Kundens märkning - inställd i arbetet - kan ändras
Kundens kontakt - förifyllt från arbetet - kan ändras genom att välja från listan av kontakter upplagda för kunden
Kundens kontaktnummer - förifyllt från kontakter upplagda för kunden - kan ändras
Att: för fakturamottagning - förifyllt från kundinformation - kan ändras
E-postdates för fakturor - förifyllt från kundinformation - kan ändras och fler adresser kan läggas till
CC fakturor till - extra fält om fakturan ska e-postas - kan ändras och fler adresser kan läggas till
Projektledare - förifyllt från kundinfo i arbetet - kan ändras
Vår kontakt - förifyllt med namn på användaren för kontot - kan ändras genom att välja annat namn från listan av interna kontakter
Fakturadatum - förifyllt med dagens datum - kan ändras i kalenderfunktion
Förfallodatum - förifyllt med datum baserat på betalningsvillkor på företagsnivå eller specifikt för kunden
Betalningsvillkor - förifyllt med betalningsvillkor på företagsnivå eller specifikt för kunden - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga villkor för företaget. Om nytt villkor väljs, justeras även fältet för förfallodatum.
Momstyp - förifyllt med momstyp på företagsnivå eller specifikt för kunden - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga momstyper för företaget. Om ny typ väljs, justeras berörda belopp på fakturan.
Valuta - förifyllt med faktureringsvaluta för kunden eller på företagsnivå - kan ändras genom att välja i listan bland tillgängliga valutor för företaget. Om ny valuta väljs, justeras berörda belopp på fakturan.
ROT/RUT - editerbart fält endast om om kunden är privatperson. Fältet är förifyllt baserat på inställning i AO, men kan ändras på fakturan genom, att välja ROT, RUT eller Nej i listan. Med ROT eller RUT valt, öppnas ytterligare sektion på fakturan. Denna ROT/RUT-sektionen försvinner om "Nej" är valt.
Serienummer - fältet för fakturanummer som genereras automatisk när fakturan är sparad eller när den exporterats till externt redovisningssystem. Vilken typ av fakturanummer som fylls i baseras på inställningar för serienummer i Fieldly eller ditt faktureringssystem. Fältet går inte att ändra.
Visa påslag på faktura - fältet kryssas i om påslag på inköpt material ska visas på fakturan. Ikryssat visas en extra kolumn i sektionen för på fakturarader.
sektionen med grundläggande information för fakturan
Ytterligare information för ROT/RUT
Denna sektion har fält med information för ROT- eller RUT-arbete och är öppen endast om kunden är en privatperson och ROT eller RUT även valt i ovan sektion. Den förifyllda information kommer från inställningar för kunden och aktuellt AO. Fälten ser något olika ut beroende på om det är ett ROT-arbete eller RUT-arbete som gjorts. De är anpassade så att fakturan får vad som krävs av svensk lagstiftning.
Fastighetsägare 1, Namn* - obligatorisk fält för ROT/RUT - kan ändras
Fastighetsägare 1, Personnummer - obligatorisk fält för ROT/RUT - kan ändras
Fastighetsägare 1, Skattereduktion* - ifyllt beräknat på AO-beloppet. Om Fastighetsägare 2 är ifyllt fördelas beloppet lika mellan ägarna. Beloppen anpassas efter procentsatsen för ROT- respektive RUT-avdragen (företagsinställiningar).
Om beloppet i fältet för en ägare ändras, justeras det i fältet för den andra ägaren.
Fastighetsägare 2, Namn - frivilligt fält för ROT/RUT - kan ändras
Fastighetsägare 2, Personnummer - frivilligt fält för ROT/RUT - kan ändras
Fastighetsägare 2, Skattereduktion - ifyllt beräknat på AO-beloppet. Om Fastighetsägare 2 är ifyllt fördelas beloppet lika mellan ägarna. Beloppen anpassas efter procentsatsen för ROT- respektive RUT-avdragen (företagsinställiningar).
Om beloppet i fältet för en ägare ändras, justeras det i fältet för den andra ägaren.
Fastighetsbeteckning - förifyllt om Fastighetsbeteckning valts i AO - kan ändras genom val i listan av registrerade fastigheter på kunden i Kunder - obligatorisk för ROT, frivilligt för RUT
Brf. org nummer och Lägenhetsnummer - importeras från AO eller fylls i på fakturan manuellt
Startdatum* och Slutdatum* - obligatoriska fält, tomma eller importerade från AO - kan ändras på fakturan
Preliminär skattereduktion - fält med beräknad total skattereduktion för hela fakturan
sektionen med ROT/RUT uppgifter
Bifogade filer
Bifogade leverantörsfakturor - kryssas i om en kopia på t ex. inköpt material ska skickas med fakturan till ett annat faktureringssystem
Kommentarer
Inledande kommentar - fält för text ovanför fakturaraderna på fakturan som kan skrivas redan i arbetsorder - kan inte editeras efter att fakturan låsts eller skickats
Avslutande kommentar - fält för text under fakturaraderna - kan inte editeras efter att fakturan låsts eller skickats
sektionen för kommentarer som ska visas på fakturan
Fakturarader
Denna sektion är själva stommen i fakturan och består av en eller flera fakturarader med tillhörande kommentarsfält. Raderna importeras från rapporterna i arbetet. Extra rader kan läggas till manuellt på fakturan. Du kan välja att importera ett kontrakterat värde eller attesterade rapporter. Raderna kan flyttas upp eller ner med handverktyget.
Beskrivning - förifyllt från arbetet - kan editeras
ROT/RUT - kryssruta synligt vid ROT/RUT-arbete och kryssas i för de poster som ska ha avdrag.
Rapporterade timmar - förifyllt från importerad rapporter - kan ändras
Konto - förifyllt konto som rapporten belastar - kan ändras
Moms % - förinställt för kostnadsraden baserat på inställningar - kan ändras
Mängd - importerad från fakturerbara timmar i rapporten - går inte at ändra eftersom de är godkända för fakturering. Ändringar måste göras i arbetets rapport
Pris - importerat timpris från rapporten - går inte att ändra eftersom priset är godkänt för fakturering. Ändringar måste göras i arbetets rapport
Påslag - synlig endast om "Visa påslag på faktura" är vald i översta sektionen, möjlighet att välja en procentsats eller fast summa för fakturaradens belopp
Rabatt - fält för att i efterhand ge kunden rabatt, möjlighet att välja en procentsats eller fast summa för fakturaradens belopp
OBS! Rabatter och påslag i fakturan gäller bara själva fakturan och påverkar inte rapporterna i arbetet. Rabatter och påslag från rapporter är redan inkluderade på fakturan. |
Summa - summerar fakturaraden
Lägg till beskrivning till raden - en kommentarsrad läggs under fakturaraden (klick på pratbubblan). Kommentarsraden blir synlig på fakturan
Radera raden - tar bort raden på fakturan (klick på papperskorgen). Om denna är en importerad rapport från AO, ligger den kvar i AO och kan importeras in igen.
(+) Lägg till fakturarad - lägger till nya
(+) Lägg till rad för kommentarer - lägger till nya kommentarsrader längst upp i sektionen
sektionen för det som ska faktureras
Summering av fakturan
Här summeras alla delar av fakturan inklusive, avdrag för ROT/RUT, eventuella påslag och rabatter.