Se vår video om offerter:
9.0 Introduktion
Under fliken Offerter i huvudmenyn listas dina offerter. Varje kolumn har ett rubrikfält som du kan klicka i, söka i och flytta runt (drag & drop) - för att filtrera fram de offerter som ska visas.
Varje offertrad i listan har också en sidomeny (tre prickar) med olika möjliga funktioner för respektive offert.
Funktionerna styrs av offertens status, vilket innebär att alternativen kan se något annorlunda ut beroende på vilken offertrad du klickar på. Som exempel måste offerten vara godkänd innan den kan konverteras till ett projekt. Ett annat exempel är att du kan skapa en ny version av avböjda eller förfallna offerter, vilket innebär att du kan ta infon från den tidigare offerten, så att den återskapas i en ny version som kan skickas på nytt till kund.
Sidomenyn som du hittar via de tre punkterna till höger på offertraden har alltså olika funktioner beroende på status:
Skicka - för att skicka iväg en offert i utkast-läge
Skicka igen - finns som val för offerter med status Skickad, men kan skickas igen som påminnelse, eller till annan kontakt
Kopiera - finns för alla statusar för att användas t ex. för samma sorts arbete med ny kund. Du väljer vilken information som ska kopieras, och offerten får ett nytt serienummer.
Förhandsgranska PDF - finns för alla statusar för att snabbgranska det kunden kommer att se
Bilagor - finns för alla statusar för att granska bilagorna du lagt till i offerten. Är statusen Utkast kan du även lägga till bilagor härifrån
Konvertera - kan göra när statusen är Accepterad och offerten redo att bli ett skarpt arbete
Radera offert - kan göra från Utkast, Avböjd eller Förfallen
Ny version - Kan skapas från förfallen och avböjd offert
Även inifrån offertens editeringsläge kan du utföra flera av funktionerna ovan, beroende på offertens status.
9.1 Offertmallar
Från offertlistan kan du alltid skapa en ny offert ("Skapa", blå knapp), samt editera dina standardtexter (kugghjulet). Om du har information som i regel alltid ska vara samma i varje offert rekommenderar vi att ni klickar er in på kugghjulet -> Offerttexter, och fyller på med information som exempelvis inledande och avslutande text. I dessa kan du lägga till bilder och formatera text för att skapa så proffsigt och enhetligt innehåll som möjligt.
P.S. Om företagets logo laddats upp i Företagsinställningar under bilagor, kommer denna visas på offerten.
offertlistan, offerternas status och exempel på en offertradens sidomeny
Inledande och avslutande text, när du klickat på kugghjulet -> Offerttexter
Om du vill använda dig av flera olika mallar baserat på typ av jobb eller en för varje projektledare; då rekommenderar vi att ni skapar upp offerter som ni döper till mallar, som ni sedan accepterar manuellt. Och varför vill vi att ni gör så? Jo, för då har ni möjlighet att kopiera innehållet av era skapade mallar till en nya offerter (Se bild).
Ni kopierar en offert-mall.
När ni klickat på "Kopiera" ges ni möjligheten att välja vilken information som ska kopieras till en ny offert.
9.2 Offertflöde
Skapa offert
Klicka på ”Offerter” i huvudmenyn
Klicka på den blå "skapa-knappen" och offertformuläret öppnas
Bygg din offert genom att fylla i grundläggande information för kunden och offerten. Saknas kunden i ditt kundregister, skapar du en ny genom att klicka på plusknappen vid kundnamnet.
Fortsätt att fylla i ytterligare information.
Om du tidigare registrerat kontakter hos kunden så kommer dessa att vara sökbara i listan för kundens kontakt.
Notera: I en offert till kund som du registrerat med ROT/RUT-avdrag, kan du välja avdragstyp. Avdraget räknas sedan automatisk ut när du skapar offertraderna.
Se över din inledande text på offerten. Vill du inte visa en inledande text, kan du stänga av den med det blå reglaget.
Lägg nu till dina offertrader i form av Tid, Resor, Utgifter och artiklar. Dessa uppgifter förs automatiskt över till ditt projekt när du omvandlar offerten till arbete. Välj med reglaget om du vill visa detaljerade à-priser.
Bifoga eventuella dokument eller länkar genom att klicka på "Bilagor" längst upp i formuläret.
Se över dina avslutande texter om det är något här som ska varieras från texterna i inställningarna på offertlistan. (kugghjulet)
Förhandsgranska offerten
Skicka offert
Skicka offerten direkt genom att klicka på den blå "skicka-knappen" eller återgå till offertlistan, där din skapade offert nu visas som Utkast (blå prick).
eller...Skicka offerten vid senare tillfälle genom att öppna offertradens meny (tre pickar) till höger, och välj Skicka.
En separat ruta öppnas där du ska fylla i mottagare och ämne för e-mailet som ska skickas. Meddelandet kan du ha förberett i dina offerttexter om du vill ha ett standardiserat meddelande.
Nästa steg: När du skickar offerten kan din kund godkänna eller avböja offerten digitalt. Om den avböjer kan den även kommentera om anledningen till varför. När offerten godkänts visas den som grön (Accepterad). All aktivitet kring offerten kan du följa genom att klicka på "Aktivitet" högst upp i offerten. Där hittar du även versionshistorik, som visar alla versioner du skapat för en offert. I praktiken kan du exempelvis ha en offert som avböjts 5 gånger med olika kommentarer, vilka du sedan korrigerar och förhandlar med, för att slutligen få en offertversion som accepteras.
Konvertera offert till arbete
En offert med status Accepterad kan konverteras till ett projekt eller arbetsorder. Eftersom du redan fyllt i uppgifter om kunden och arbetet på offerten, är merparten av förberedelsernan gjorda när du sedan konverterar offerten till ett projekt eller arbetsorder, där de viktigaste uppgifterna blir automatisk ifyllda.
Klicka på "Konvertera" i sidomenyn eller öppna offerten och klicka på "konverteringsknappen". Du kna också konvertera när du klickat in på den accepterade offerten.
en ruta för att välja projekttyp öppnas.
Välj arbetstyp
Om du väljer en arbetsorder som ska höra till ett befintligt projekt, kommer en lista upp där du ska välja detta projekt.
Beroende på ditt företags inställningar för kontot, väljer du även löpnummerserier för projekt och arbetorder när du konverterar offerten.
Klicka på Konvertera
Projekt eller arbetsorder skapas och visas med en länk under huvudmenyn eller som en länk i ett litet popup-meddelande om du konverterat från offertlistan. Samtidigt har offertens status ändrats till "Konverterad" och visas med grå prick i listan.
Klicka på länken för att se över det skapade arbetet. Notera att namnet på din offert blir namnet på arbetet och det offererade beloppet hamnar som budgeterad intäkt i de finansiella inställningarna. Glöm inte att lägga till personer eller grupp som ska rapportera 🙂.
Information som följer med från offerten till ditt arbeteFörutom prismallar, kunduppgifter och information från företagsinställiningar, följer även specifika uppgifter från offerten med till det konverterade arbetet. |
|