9.0 Introduktion
Under fliken Offerter i huvudmenyn listas dina offerter. Varje kolumn har ett rubrikfält som du kan klicka i, söka i och flytta runt - för att filtrera fram de offerter som ska visas.
Varje offertrad i listan har också en sidomeny (tre prickar) med olika möjliga funktioner för respektive offert.
Funktionerna styrs av offertens status. Till exempel måste offerten vara godkänd innan den kan konverteras till ett projekt.
Sidomenyn som du hittar via de tre punkterna till höger på offertraden har olika funktioner beroende på status.
Skicka - för att skicka iväg en offert i utkastläge
Skicka igen - finns som val för offester med status Skickad, men kan skickas igen som påminnelse, eller till annan kontakt
Kopiera - finns för alla statusar för att användas t ex. för samma sorts arbete med ny kund. Du väljer vilken information som ska kopieras, och offerten får ett nytt serienummer.
Förhandsgranska PDF - finns för alla statusar för att snabbgranska det kunden kommer att se
Bilagor - finns för alla statusar för att granska bilagorna du lagt till i offerten. Är statusen Utkast kan du även lägga till bilagor härifrån
Konvertera - kan göra när statusen är Accepterad och offerten redo att bli ett skarpt arbete
Radera offert - kan göra från Utkast, Avöjd eller Förfallen
Från offertlistan kan du alltid skapa en ny offert, samt editera dina standardtexter (kugghjulet). Om företagets logo laddats upp i Företagsinställiningar under bilagor, kommer denna visas på offerten.
Även inifrån offertens editeringsläge kan du utföra flera av funktionerna beroende på offertens status.
offertlistan, offerternas status och exempel på en offertradens sidomeny
Skapa och skicka offert med offertbyggaren
Offertbyggaren, skapa offert, importera fält, godkänn offert konvertera offert till projekt
Skapa offert
Klicka på ”Offerter” i huvudmenyn
Klicka på den blå "skapa-knappen" och offertformuläret öppnas
Bygg din offert genom att fylla i grundläggande information för kunden och offerten. Saknas kunden i ditt kundregister, skapar du en ny genom att klicka på plusknappen.
Fortsätt att fylla i ytterligare information.
Om du tidigare registrerat kontakter hos kunden så kommer dessa att vara sökbara i listan för kundens kontakt.
Notera: I en offert till kund som du registrerat med ROT/RUT-avdrag, kan du välja avdragstyp. Avdraget räknas sedan automatisk ut när du skapar offertraderna.
Se över din inledande text på offerten. Vill du inte visa en inledande text, kan du stänga av den med det blå reglaget.
Lägg nu till dina offertrader i form av Tid, Resor, Utgifter och artiklar. Dessa uppgifter förs automatiskt över till ditt projekt när du omvandlar offerten till arbete. Välj med reglaget om du vill visa detaljerade à-priser.
Bifoga eventuella dokument eller länkar genom att klicka på "Bilagor" längst upp i formuläret.
Se över dina avslutande texter om det är något här som ska varieras från texterna i inställningarna på offertlistan. (kugghjulet)
Förhandsgranska offerten
Notera: En påbörjad offert sparas automatisk som "Utkast". Du behöver alltså inte spara offerten för att dina ifyllda uppgifter ska finnas kvar nästa gång du öppnar utkastet.
Skicka offert
Skicka offerten direkt genom att klicka på den blå "skicka-knappen" eller återgå till offertlistan, där din skapade offert nu visas som Utkast (blå prick).
eller...Skicka offerten vid senare tillfälle genom att öppna offertradens meny (tre pickar) till höger, och välj Skicka.
En separat ruta öppnas där du ska fylla i mottagare och ämne för e-mailet som ska skickas.
Nästa steg: När du skickar offerten kan din kund godkänna eller avböja offerten digitalt. När offerten godkänts visas den som grön (Accepterad).
Konvertera offert till arbete
En offert med status Accepterad kan konverteras till ett projekt eller arbetsorder. Eftersom du redan fyllt i uppgifter om kunden och arbetet på offerten, är merparten av förberedelsernan gjorda när du sedan konverterar offerten till ett projekt eller arbetsorder, där de viktigaste uppgifterna blir automatisk ifyllda.
Klicka på "Konvertera" i sidomenyn eller öppna offerten och klicka på "konverteringsknappen".
en ruta för att välja projekttyp öppnas.
Välj arbetstyp
Om du väljer en arbetsorder som ska höra till ett befintligt projekt, kommer en lista upp där du ska välja detta projekt.
Beroende på ditt företags inställningar för kontot, väljer du även löpnummerserier för projekt och arbetorder när du konverterar offerten.
Klicka på Konvertera
Projekt eller arbetsorder skapas och visas med en länk under huvudmenyn eller som en länk i ett litet popup-meddelande om du konverterat från offertlistan. Samtidigt har offertens status ändrats till "Konverterad" och visas med grå prick i listan.
Klicka på länken för att se över det skapade arbetet. Notera att namnet på din offert blir namnet på arbetet och det offererade beloppet hamnar som budgeterad intäkt i de finansiella inställningarna. Glöm inte att lägga till personer eller grupp som ska rapportera 🙂.
Information som följer med från offerten till ditt arbeteFörutom prismallar, kunduppgifter och information från företagsinställiningar, följer även specifika uppgifter från offerten med till det konverterade arbetet. |
|