Inställningar i Fieldly
När ditt Fieldlykonto är kopplat till Fortnox, kan du ställa in data som ska synkroniseras melllan de två systemen.
I Inställningar ser du vilka funktioner som finns att aktivera
1. Synkronisera kunder mellan Fieldly & Fortnox
Med denna funktion aktiverad synkroniseras dina kunder mellan Fieldly & Fortnox. När en kund skapas i Fieldly skapas även en kopia i Fortnox. När en kund uppdateras i Fieldly uppdateras kunden samtidigt i Fortnox.
Välj Fieldly ID för att kundnummer skall bestämmas och sättas av Fieldly
Välj Fortnox ID för att kundnummer skall bestämmas och sättas av Fortnox
2. Synkronisera projekt och arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox
Med denna funktion aktiverad synkroniseras dina projekt och arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox. När ett projekt eller arbetsorder skapas i Fieldly, skapas även en kopia i Fortnox. När ett projekt eller arbetsorder uppdateras i Fieldly uppdateras motsvarande projekt samtidigt i Fortnox. Projekt- & arbetsordernummer sätts i Fieldly.
3. Importera leverantörsfakturor
Med denna funktion aktiverad importeras dina leverantörsfakturor som finns i Fortnox löpande till Fieldly.
Import sker automatiskt två gånger per dygn, en gång på dagen och en gång på natten.
Alla leverantörsfakturor som skapas i Fortnox skickas över till Fieldly, även de som saknar projektnummer
Så länge projektet existerar i Fieldly och är aktivt (ej status Stängt) mappas leverantörsfakturan automatiskt mot rätt projekt. Om projektet inte existerar i Fieldly eller om leverantörsfakturan saknar projektnummer måste denna mappning göras manuellt. Om projektet är stängt behöver det först aktiveras för en mappning skall kunna ske.
Om en leverantörsfaktura uppdateras i Fortnox efter att den importerats till Fieldly sker inte motsvarande uppdatering i Fieldly utan måste göras manuellt.
4. Exportera fakturor
Med denna funktion aktiverad kan du exportera fakturor som skapas i Fieldly till Fortnox. Fakturanummer från Fortnox används när du skapar fakturor i Fieldly. Om du vill exportera fakturor behöver du konfigurera ett antal inställningar enligt nedan punkter. Punkt 1 och 2 måste vara aktiverade för att Exportera fakturor skall fungera.
5. Standard ROT-typ vid export av faktura
Här väljer du vilken typ av arbete som "ROT-markerade" fakturarader skall exporteras som vid export av fakturaunderlag till Fortnox.
Inställningar för Fakturaexport
För att export av fakturor till Fortnox skall fungera behöver ett antal inställningar göras innan aktivering av fakturakopplingen:
Aktivera ”Synkronisera Projekt och Arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox”.
Detta gör så att projekt och arbetsorder som skapas i Fieldly även synkroniseras till Fortnox, vilket är en förutsättning för att fakturor ska till rätt projekt i Fortnox. Projekt och arbetsorder som skapats i Fieldly innan aktiveringen, kan behövas sparas om för att de skall synkroniseras till Fortnox. Med denna koppling begränsas antal tillåtna tecken i ett arbetsobjekts titel till 50, då detta är maximalt antal som Fortnox tillåter.Aktivera ”Synkronisera kunder mellan Fieldly & Fortnox”
Detta gör så att kunder som skapas i Fieldly även synkroniseras till Fortnox, vilket är en förutsättning för att fakturorna ska kopplas rätt i Fortnox. Kunder som skapats i Fieldly innan aktiveringen, kan behöva sparas om för att de ska synkroniseras till FortnoxSynkronisera betalningsvillkor för fakturor
För att korrekt betalningsvillkor ska föras över från Fieldly till Fortnox vid export av faktura behöver systemens betalningsvillkor synkroniseras. I Fieldlys inställningar (Inställningar => Betalningsvillkor), fyller du i Fortnox ERP-kod för varje betalningsvillkor som ska användas..
fältet för betalningsvillkorets motsvarande ERP-kod
Synkronisera rätt momskonto
För att korrekt momskonto ska föras över från Fieldly till Fortnox vid export av faktura behöver systemens betalningsvillkor synkroniseras. I Fieldlys inställningar (Inställningar => Momstyper), fyller du i Fortnox kontokod från Fortnoxs kontoplan för respektive momstyp i Fieldly.
OBS: För normal 25 procent ange: SEVAT under Integration Momskod & för omvänd skatteskyldighet SERESVAT (EUVAT & EURESVAT för jobb i andra EU-länder)
Inställningar i Fortnox:
1. Aktivera stöd för projektredovisning under inställningar
2. Tilldela behörighet för register - Projekt under API
3. Synkronisera och aktivera kontonummer för Projekt
Konton i Fortnox måste vara synkroniserade med de konton du använder i Fieldly. De ska ha samma namn, momssats och kontonummer. I Fortnox måste du även säkerställa att aktuella kontot är ”tillåtet” för Projekt (Pr):
