Innehållsförteckning:

Introduktion

Bifogade filer - skapa mapp, länka & ladda upp fil

Prismallar
​ Skapa prismall

Tidtyper & resetyper

Valutor

Momstyper

Enheter

Artikel/utgiftstyp

Artiklar

Smart artiklar (För håltagning)

Godkännanden & Certifikat

UE-typer

Arbetsgivarorg / Hängavtal

Checklistor

Löpnummer

Roller

Betalningsvillkor

Avdelningar

Understatusar
​Integrationer

Exportera data

En sammanfattning av inställningarna i Fieldly som du finner under ditt namn --> inställningar.

Här laddar du upp dokument som gäller företaget och som du vill att alla användare ska kunna se i appen. Du kan även länka till sidor utanför systemet.

Mappar som du skapat kan du flytta runt med dra-och-släpp, och under mapparna kan du skapa undermappar.

Uppladdade dokument hamnar i Dokument under min profil i appen, tillsammans med dokument som laddats upp i webbens Medarbetare och som bara syns för denna person.

Prismallar i Fieldly kan liknas ramavtal, men används även för annan löpande prissättning i projekt och arbetsorder. (Obligatoriskt för att kunna rapportera in tid & resor i appen)

Prismallen du valt som "standard" väljs automatiskt när du skapar nya arbeten om du inte skapat en kundspecifik prismall inne på kundkortet.

Andra prismallar skapade i Inställningar kan också väljas när du lägger upp ett nytt projekt eller arbetsorder. På så sätt slipper du ställa in nya priser på varje arbete du skapar och gör istället ett snabbval från en rullista med dina förskapade prismallar.

När du börjar använda ditt Fieldlykonto, finns en standardprismall från början. Du kan i efterhand ändra vilken av dina prismallar som ska vara standardprismall.

När du skapat din prismall kan du börja använda den i ett projekt eller arbetsorder.

Tidtyper och Restyper som skapas här används för tid- och reserapportering i både webben och appen och används i prismallarna.

I Min profil blir alla registrerade tid- och restyper synliga. Tid- och restyper som du lagt in på projektet/arbetsordern i en prismall, blir valbara vid rapportering i själva arbetet.

Skapa ny tidtyp eller restyp

OBS: Används tidtyperna som löneunderlag rekommenderas att kontakta ansvarig projektledare för att lägga upp en ny tidtyp för att det inte ska bli fel vid lönekörning.

Här har du möjlighet att lägga till flera valutor som ska användas i systemet och appen. De bli då valbara i när du lägger upp en kund eller skapar faktura. Vilken som ska vara företagets standardvaluta ställer du in på Företagsinställningar.

Valutans växelkurs ligger till grund för beräkningar i systemet, t ex vid fakturering.

För att fakturor och fakturaunderlag skall bli korrekt (särskilt viktigt när ni exporterar fakturor till ert ERP-system) kan ni skapa olika momstyper som ska användas i systemet. Momstyper kan ställas in på olika fakturarader, för kunden, samt i arbeten.

Skapa momstyp

Notera: Använder ni ett Ekonomisystem för fakturaexport ser du ett extra fält: ": Integration momskod". Se till så att samtliga uppgifter här överensstämmer med de inställningar ni har i ert Ekonomisystem.

Momstypen du angett som standard ärvs in inställningar för kund, arbete, faktura och enskilda fakturarader. Den kan ändras på samtliga nivåer.

Under "Enheter" hittar du en förteckning med enheter som finns registrerade i systemet. Du kan lägga till och ta bort enheter, samt bestämma vilken som ska vara stardardenhet för ditt företag i tid, resor och utgifter. Enheterna används på flera ställen i systemet som t ex. rapporter, beräkningar och löneunderlag.

Skapa ny enhet:
1. Klicka på SKAPA ENHET
2. Fyll i namn, kod och kryssa i om du vill vill använda enheten som standardenhet
2. Spara

Notera: Koden för enheten behöver matcha koden i det ekonomisystem som är kopplat med Fieldly.

Här hanterar du utgiftstyper, såsom artiklar och arbete som ditt företag använder.
I listan över typer ser du typerna med typkod och eventuellt kontonummer.

Beroende på dina grundinställningar kan du också se om artikeltypen ska kunna kopplas till ett lagersaldo och beräknas i systemet vid inköp och artikelrapportering.

I Artiklar ser du listan över artiklar som används i företaget och här kan du även skapa nya. Artiklar kan vara lagervara i systemet med saldouppdatering, eller material som kommit in via EDI eller som du valt via KlarPris artiklar.

Artiklar som skapats blir valbara när du söker i arbetsorder/projekt från webben eller appen.

En smart artikel är baserad på en avancerad artikeltyp i systemet om modulen "Smarta artiklar" är påslagen. Den definieras med mer än bara ett enhetspris. Med en smart artikel kan du räkna ut ett pris baserat på olika mått och dimensioner tillsammans med artikelmaterial som du skapat i Artikelmaterial.

Exempel på användning är vid kapning och håltagning.

Fieldly har tre typer av smarta artikeltyper i systemet:

Skapa ny smart artikel

Här kan du lägga upp olika typer av handlingar som behövs i ett arbete som ska utföras av ett annat företag, främst underentreprenör (UE).

När du lägger upp en ny UE blir dessa typer valbara i en lista och kan kopplas till din nya UE. När du söker på underentreprenör i UE-listan kommer en kolumn att visa vilka certifikat som finns på varje företag.

Under UE-typer skapar du olika typer av underentreprenörer för lättare överblick i underentreprenörslistan (UE i huvudmenyn). När du registrerar en ny underentreprenör kommer denna typ att bli valbar i listan för UE-typer. Du kan även lägga in en beskrivning för typen. Beskrivningen syns i själva i UE-typlistan, inte i UE-listan.

Under Arbetsgivarorg / Hängavtal kan du lägga upp namn och beskrivning om Arbetsgivarorganisation för att få nödvändig information om en extern partner, främst underentreprenör (UE).

När du lägger upp en ny UE blir dessa sedan valbara i en lista och kan kopplas till din nya UE. När du söker på underentreprenör i UE-listan kommer en kolumn att visa vilka arbetsgivarorganisationer eller hängavtal som finns på varje företag.

Här skapar du eller importerar in de checklistor som ska användas på företaget. Checklistor kopplade till en arbetsorder hamnar i mobilappen, där medarbetarna fyller i den på plats.

Checklistor kan vara frågeformulär såsom riskkontroller, egenkontroller och avstämningar. En checklista kan även vara utanför ett arbete, t ex en personlig avvikelserapport. Ifyllda checklistor kan delas internt och skickas till din kund.

Läs mer om våre checklistor och funktionaliteten här.

I Fieldly kan du skapa och hantera egna löpnummer. Detta möjliggör för säker export och import av data till externa system. Här främst för arbeten och offerter.

Vi plockar löpnummer för kund och faktura från ert ekonomisystem om ni integrerat mot ett sådant.

Löpnummer är obligatoriskt när du skapar kund, projekt, arbetsorder, offert och faktura. Du kan ha en eller flera löpnummerserier för respektive resurs. Du kan även skriva in ett löpnummer manuellt.

Om inga andra inställningar har gjorts finns det från början ett serienummer per resurs och alla startar på #1. Du kan göra olika inställningar för serienummer och anpassa till ditt företag.

Roller används i projekt och arbetsorder för att koppla medarbetare till olika ansvarsområden och kundpriser, samt planera deras arbete. Det finns tre kategorier/rolltyper av roller i systemet: Kontakt, Chef och Medarbetare. Varje rolltyp har en standardroll. Rolltyperna är i sig kopplade till olika rättigheter, tex attesträtt (chef).
I listan med roller kan du sortera roller och välja vilken information du vill se. Du kan ändra eller ta bort en roll från listan.

Skapa ny roll

Tips: För att slippa förväxlingsrisken mellan olika sorts chefer, bör du undvika döpa en roll med typen "Chef" till "Chef" eller liknande. Försök istället särskilja dem med ett namn som enkelt förklarar vad rollen innebär, tex "Arbetsplatsledare" eller "Elektriker".

Betalningsvillkor som skapats i systemet blir valbara när en kund eller faktura skapas. När en ny kund skapas ärvs betalningsvillkoret som är satt som standard in till faktureringsinställningar för kunden, men går att ändras manuellt.

I en faktura ärvs betalningsvillkoret in från kundinformationen, men går att ändra manuellt.

Listan över betalningsvillkor visar tillgängliga villkor varav ett är satt som standard för företaget.

Notera: För att ta bort ett betalningsvillkor krävs rättigheter. Ett betalningsvillkor som används kan inte tas bort.

Skapa nytt betalningsvillkor

Notera: Byte av standardvillkor från ett befintligt till ett annat görs inifrån villkoret som ska gälla som standardvillkor.

Avdelningar är en separat modul i Fieldly som du ser endast om du har denna aktiverad. Behovet finns exempelvis om företaget är stort med olika projekttyper, redovisning eller arbetstyper. Avdelningen du tillhör och är aktiv i visas bredvid ditt namn i huvudmenyn. Under Grupper ställer du hur medarbetare från andra avdelningar ska visas i systemet.
I listan över avdelningar kan du sortera, filtrera och välja vilka kolumner som ska visas.
​
​Skapa Avdelning

Understatusar kan används för att visa ett tillstånd för en pausad arbetsorder eller projekt. En pausad arbetsorder skulle till exempel kunna ha understatusen "Beställa Material". Understatusar kan användas i både webb och app. I appen måste projektet eller arbetsordern vara pausad.

Understatusar som ska vara valbara i arbeten skapas här

Här kan du se vilka integrationer vi har satt upp för ditt konto och klickar du på modulerna kommer inställningar m.m upp.
Kontakta Fieldly om du behöver hjälp med en integration.

Notera: Vi rekommenderar aldrig att användaren ändrar i inställningarna i integrationerna utan att prata med ansvarig projektledare.

Du kan behöva exportera data i excel-format för att få en översiktlig sammanställning eller för att anpassa den till ett annat system utanför Fieldly. När du exporterar data laddas en Excelfil ner på din dator. Du kan också få en länk till rapporten via email beroende på vilken rapport du väljer.

Notera: För att "Exportera data" ska finnas tillgänglig i menyn måste webbrättigheten "Hantera backupdata" vara ikryssad. Du finner den i Medarbetare -->Grupper.