Inställningar

Innehållsförteckning:

En sammanfattning av inställningarna i Fieldly som du finner under ditt namn --> inställningar.

Här laddar du upp dokument som gäller företaget och som du vill att alla användare ska kunna se i appen. Du kan även länka till sidor utanför systemet.

Mappar som du skapat kan du flytta runt med dra-och-släpp, och under mapparna kan du skapa undermappar.

Uppladdade dokument hamnar i Dokument under min profil i appen, tillsammans med dokument som laddats upp i webbens Medarbetare och som bara syns för denna person.

Prismallar i Fieldly kan liknas vid ramavtal, men används även för annan löpande prissättning i projekt och arbetsorder. (Obligatoriskt för att kunna rapportera in tid & resor i appen). Även om du jobbar med fast pris i regel, så är prismallen ett sätt för dig att jämföra intäkter med vad du skulle kunna ha fakturerat med löpande pris. Med andra ord kan du förbättra din förmåga att sätta hållbara fasta priser i dina offerter.

Prismallen du valt som "standard" väljs automatiskt när du skapar nya arbeten om du inte skapat en kundspecifik prismall inne på kundkortet.

Andra prismallar skapade i Inställningar kan också väljas när du lägger upp ett nytt projekt eller arbetsorder. På så sätt slipper du ställa in nya priser på varje arbete du skapar och gör istället ett snabbval från en rullista med dina förskapade prismallar.

När du börjar använda ditt Fieldlykonto, finns en standardprismall från början. Du kan i efterhand ändra vilken av dina prismallar som ska vara standardprismall.

Här hänvisar vi till vår artikel med efterföljande videos om prismallar:

Tidtyper och Restyper som skapas här används för tid- och reserapportering i både webben och appen och används i prismallarna.

I Min profil blir alla registrerade tid- och restyper synliga. Tid- och restyper som du lagt in på projektet/arbetsordern i en prismall, blir valbara vid rapportering i själva arbetet.

Skapa ny tidtyp eller restyp

OBS: Används tidtyperna som löneunderlag rekommenderas att kontakta ansvarig projektledare för att lägga upp en ny tidtyp för att det inte ska bli fel vid lönekörning.

Video om tidtyper, roller och artiklar:

Är enbart synlig om du har tilläggstjänsten aktiverad. Här synkar du roller, tidtyper, restyper och artikel-/utgiftstyper som ska delas mellan ditt företag och ett annat företag som använder Fieldly.

Här har du möjlighet att lägga till flera valutor som ska användas i systemet och appen. De bli då valbara i när du lägger upp en kund eller skapar faktura. Vilken som ska vara företagets standardvaluta ställer du in på Företagsinställningar.

Valutans växelkurs ligger till grund för beräkningar i systemet, t ex vid fakturering.

För att fakturor och fakturaunderlag skall bli korrekt (särskilt viktigt när ni exporterar fakturor till ert ERP-system) kan ni skapa olika momstyper som ska användas i systemet. Momstyper kan ställas in på olika fakturarader, för kunden, samt i arbeten.

Skapa momstyp

Notera: Använder ni ett Ekonomisystem för fakturaexport ser du ett extra fält: ": Integration momskod". Se till så att samtliga uppgifter här överensstämmer med de inställningar ni har i ert Ekonomisystem.

Momstypen du angett som standard ärvs in inställningar för kund, arbete, faktura och enskilda fakturarader. Den kan ändras på samtliga nivåer.

Se video om utökad kontomappning, för att förstå hur du kan jobba med momstyper för att underlätta din fakturering:

P.S. Gäller för alla ERP-kopplingar.

Under "Enheter" hittar du en förteckning med enheter som finns registrerade i systemet. Du kan lägga till och ta bort enheter, samt bestämma vilken som ska vara standardenhet för ditt företag i tid, resor och utgifter. Enheterna används på flera ställen i systemet som t ex. rapporter, beräkningar och löneunderlag.

Skapa ny enhet:
1. Klicka på SKAPA ENHET
2. Fyll i namn, kod och kryssa i om du vill vill använda enheten som standardenhet
2. Spara

Notera: Koden för enheten behöver matcha koden i det ekonomisystem som är kopplat med Fieldly.

Här hanterar du utgiftstyper, såsom artiklar och arbete som ditt företag använder.
I listan över typer ser du typerna med typkod och eventuellt kontonummer.

Beroende på dina grundinställningar kan du också se om artikeltypen ska kunna kopplas till ett lagersaldo och beräknas i systemet vid inköp och artikelrapportering.

I Artiklar ser du listan över artiklar som används i företaget och här kan du även skapa nya. Artiklar kan vara lagervara i systemet med saldouppdatering, eller material som kommit in via EDI eller som du valt via Fieldly Article Service.

Artiklar som skapats blir valbara när du söker i arbetsorder/projekt från webben eller appen. För att möjliggöra skanning kan du även lägga till EAN-nummer inne på dina artiklar.

En smart artikel är baserad på en avancerad artikeltyp i systemet om modulen "Smarta artiklar" är påslagen (Tilläggstjänst). Den definieras med mer än bara ett enhetspris. Med en smart artikel kan du räkna ut ett pris baserat på olika mått och dimensioner tillsammans med artikelmaterial som du skapat i Artikelmaterial.

Exempel på användning är vid kapning och håltagning.

Fieldly har tre typer av smarta artikeltyper i systemet:

Skapa ny smart artikel

Här kan du ange olika konton som matchar din bokföring, i syfte att kunna sätta olika påslag på leverantörsfakturor som tillhör respektive konton, i din prismall.

Under UE-typer skapar du olika typer av underentreprenörer för lättare överblick i underentreprenörslistan (UE i huvudmenyn). När du registrerar en ny underentreprenör kommer denna typ att bli valbar i listan för UE-typer. Du kan även lägga in en beskrivning för typen. Beskrivningen syns i själva i UE-typlistan, inte i UE-listan.

Här kan du lägga upp olika typer av handlingar som behövs i ett arbete som ska utföras av ett annat företag, främst underentreprenör (UE).

När du lägger upp en ny UE blir dessa typer valbara i en lista och kan kopplas till din nya UE. När du söker på underentreprenör i UE-listan kommer en kolumn att visa vilka certifikat som finns på varje företag.

Under Arbetsgivarorg / Hängavtal kan du lägga upp namn och beskrivning om Arbetsgivarorganisation för att få nödvändig information om en extern partner, främst underentreprenör (UE).

När du lägger upp en ny UE blir dessa sedan valbara i en lista och kan kopplas till din nya UE. När du söker på underentreprenör i UE-listan kommer en kolumn att visa vilka arbetsgivarorganisationer eller hängavtal som finns på varje företag.

Här skapar du de checklistor som ska användas på företaget. Checklistor kopplade till en arbetsorder hamnar i mobilappen, där medarbetarna fyller i den på plats.

Checklistor kan vara frågeformulär såsom riskkontroller, egenkontroller och avstämningar. En checklista kan även vara utanför ett arbete, t ex en personlig avvikelserapport. Ifyllda checklistor kan delas internt och skickas till din kund.

Läs mer om våre checklistor och funktionaliteten här.

I Fieldly kan du skapa och hantera egna löpnummer. Detta möjliggör för säker export och import av data till externa system.

Kundnumret plockas i regel från ert ekonomisystem, så att Fieldly fortsätter på den löpnummerserien som ni redan har. I undantagsfall kan man låta Fieldly styra kundnummerserien och då blir den här inställningen relevant.

Fakturanummer plockas alltid från det ekonomisystem som ert Fieldly-konto är kopplat mot.

Projektnummer är viktigt att ställa in för att särskilja det mot serien för arbetsordernummer, så att dessa inte krockar i ert ekonomisystem. Om man vill kan man använda sig av flera projektnummerserier, exempelvis en per filial eller projektledare.

Offertens löpnummer påverkar inget annat system, men är synligt på offerterna som skapas upp i Fieldly.

Roller används i projekt och arbetsorder för att koppla medarbetare till olika ansvarsområden och kundpriser, samt planera deras arbete. Det finns tre kategorier/rolltyper av roller i systemet: Kontakt, Chef och Medarbetare. Varje rolltyp har en standardroll. Rolltyperna är i sig kopplade till olika rättigheter, tex attesträtt (chef).
I listan med roller kan du sortera roller och välja vilken information du vill se. Du kan ändra eller ta bort en roll från listan.

Skapa ny roll

Tips: För att slippa förväxlingsrisken mellan olika sorts chefer, bör du undvika döpa en roll med typen "Chef" till "Chef" eller liknande. Försök istället särskilja dem med ett namn som enkelt förklarar vad rollen innebär, tex "Arbetsplatsledare" eller "Elektriker".

Betalningsvillkor som skapats i systemet blir valbara när en kund eller faktura skapas. När en ny kund skapas ärvs betalningsvillkoret som är satt som standard in till faktureringsinställningar för kunden, men går att ändras manuellt.

I en faktura ärvs betalningsvillkoret in från kundinformationen, men går att ändra manuellt.

Listan över betalningsvillkor visar tillgängliga villkor varav ett är satt som standard för företaget.

När du ska upprätta nya betalningsvillkor är vår rekommendation alltid att höra av sig till oss för att få vägledning i hur du ser till att det fungerar med integrationen till ert ERP.

Notera: För att ta bort ett betalningsvillkor krävs rättigheter. Ett betalningsvillkor som används kan inte tas bort.

Skapa nytt betalningsvillkor

Notera: Byte av standardvillkor från ett befintligt till ett annat görs inifrån villkoret som ska gälla som standardvillkor.

Avdelningar är en separat modul i Fieldly som du ser endast om du har denna aktiverad. Behovet finns exempelvis om företaget är stort med olika projekttyper, redovisning eller arbetstyper. Avdelningen du tillhör och är aktiv i visas bredvid ditt namn i huvudmenyn. Under Grupper ställer du hur medarbetare från andra avdelningar ska visas i systemet.
I listan över avdelningar kan du sortera, filtrera och välja vilka kolumner som ska visas.
​
​Skapa Avdelning

Understatusar kan används för att visa ett tillstånd för en pausad arbetsorder eller projekt. En pausad arbetsorder skulle till exempel kunna ha understatusen "Beställa Material". Understatusar kan användas i både webb och app. I appen måste projektet eller arbetsordern vara pausad.

Understatusar som ska vara valbara i arbeten skapas här.

Här kan du se vilka integrationer vi har satt upp för ditt konto och klickar du på modulerna kommer inställningar m.m upp.
Kontakta Fieldly om du behöver hjälp med en integration.

Notera: Vi rekommenderar aldrig att användaren ändrar i inställningarna i integrationerna utan att prata med ansvarig projektledare.

Du kan behöva exportera data i excel-format för att få en översiktlig sammanställning eller för att anpassa den till ett annat system utanför Fieldly. När du exporterar data laddas en Excelfil ner på din dator. Du kan också få en länk till rapporten via email beroende på vilken rapport du väljer.

Notera: För att "Exportera data" ska finnas tillgänglig i menyn måste webbrättigheten "Hantera backupdata" vara ikryssad. Du finner den i Medarbetare -->Grupper.