Innehållsförteckning

11.0 Introduktion

11.1 Skapa arbetsorder

11.2 Inställningar
​ 11.2.1 Allmänt
​ 11.2.2 Kund

11.2.3 Liggare
​ 11.2.4 Finansiellt

11.2.5 Plats
​ 11.2.6 Grupper

11.2.7 Personer
​ 11.2.8 Påminnelser

11.2.9 Externa kontakter

11.3 Klarmarkeringar
​11.4 Återkommande arbetsorder

Under fliken Arbetsorder listas dina arbetsorder och nya kan skapas. I listan kan du söka, sortera och filtrera fram de arbeten och den information du behöver i de olika kolumnerna. Du kan även flytta kolumner med handverktyget i rubrikraden, samt justera kolumnbredd. Färgerna indikerar status. Kolumnen till vänster har symboler för försenade arbeten, samt för arbeten skapade i mobilen eller från kalendern i Fieldly.

För att öppna en arbetsorder i listan klickar du på pennan eller på raden.

Arbetsorder lämpar sig generellt för mindre arbeten.

Skillnaden mellan projekt och arbetsorder

Skillnaden mellan projekt och arbetsorder är liten. Arbetsorder lämpar sig generellt för mindre arbeten medan Projekt passar för större arbeten med komplex struktur.

Båda går att använda flexibelt så att de passar din verksamhets behov.

I arbetsorder har du möjlighet att ställa in tvingade checklistor vid start och avslut av order, du har möjlighet att jobba med “först till kvarn får jobbet”, samt kan ni arbeta med Klarmarkeringar.

(Klarmarkeringar innebär att varje medarbetare kan avsluta jobbet för sig själv, men att det fortfarande ligger kvar på kollegorna om de inte är klara med sina uppgifter än).

Du har möjlighet att skapa upp en order på lite olika ställen i systemet, och i mobilappen.

För att skapa upp en order i arbetsorderlistan följer du stegen nedan:

Det finns en mängd inställningar du kan göra i början av ett arbete som sparar tid när projektet är igång.

När du skapat en arbetsorder landar du på en registreringssida med två flikrader. Beroende på vilka moduler ni har aktiverat för ert konto, kan dessa flikar variera.

På översta raden är "Inställningar" öppen. På undre raden är Allmänt öppen. Det är här du börjar fylla i uppgifter om projektet.

Titel och kund är obligatoriska fält.

Löpnummer är obligatoriskt och följer med under hela arbetsflödet. Du kan välja mellan automatiskt genererade löpnummer eller anpassade, som du skapar i Inställningar → Löpnummer. Projekt med automatisk löpnummer är förinställt.

Om du väljer automatiskt genererade löpnummer, får arbetsobjektet det nummer som står "näst på tur" i vald löpnummerserie.

Väljer du anpassade löpnummer, ska du manuellt ange både prefix och nummer på arbetsobjektet.

Notera: Grupprättigheten "Hantera löpnummer" måste vara ikryssad för användarens grupp för att "Anpassad" ska vara möjligt. (Medarbetare → Grupper → Webbrättigheter)

Titel

Titeln du anger för arbetet kommer att följa med hela flödet och även visas på fakturan som skickas till din kund.

Avdelning - endast med modulen aktiverad

Du väljer avdelning som arbetet hör till i listan av skapade avdelningar för kontot. Arbetet kommer bara att finnas tillgängligt för medarbetare kopplade till denna avdelning. För att göra det tillgängligt för samtliga användare, klickar du istället "Tillgängligt globalt".

Projektägare

Användarens namn (den som är inloggad) är redan ifyllt i denna ruta, men du kan välja andra medarbetare från listan. Projektägaren har större rättigheter i ett arbete, och kan även se sina arbeten i mobilappen utan att tilldelas under grupper eller personer.

Globalt Projekt ID - endast med modul aktiverad (Ta kontakt med din ansvariga CSM)

Objektnummer - endast med modul aktiverad (Ta kontakt med din ansvariga CSM)

Tidsram

Här ställer du in start- och slutdatum och start- och sluttid för hela arbetet. Inom denna tidsram kan du sedan skapa rapporter. "Hus Knappen" väljer dagens datum.

​Checklistor

Här lägger du in checklistor som arbetet kräver vid start och/eller avslutande. Checklistorna måste då fyllas i på plats innan arbetet kan påbörjas om du väljer Checklista vid påbörjande och innan arbetet kan avslutas i appen om du väljer Checklista vid avslutandet.

Notera: Företagets checklistor skapas under ditt namn → inställningar → Checklistor. I inställningar för själva checklistan kan du t ex. bestämma vem en kopia ska skickas till.

Observera att tvingande checklistor endast är möjligt i Arbetsorder och inte i projekt.
​
​Läs mer om checklistor här.
​

Beskrivning och taggar

Dessa fält finns för att du ska kunna söka i listor och få en snabb insikt i arbetet utan att behöva öppna det.

Notera: Du måste spara flikarna "Allmänt" och "Kund" innan du kan gå vidare och fylla resten av informationen för arbetet. Obligatoriska fält (stjärnmarkerade*) måste alltid fyllas i
​

Öppen arbetsorder

Denna inställning ger dig möjlighet att låta gruppmedlemmar som lagts till i en arbetsorder under Grupper starta arbetet i appen. När någon av dem aktiverat arbetsordern, är ordern inte längre synlig för de andra medarbetarna i gruppen. Med andra ord "först-till-kvarn" får jobbet, och personen som aktiverade arbetet först läggs istället till under fliken personer som tilldelad person och gruppen som tilldelades från början försvinner under fliken grupper.

I denna flik hanterar du kundinformation som ska gälla för arbetet.

När du valt en registrerad kund från listan, fylls flera av fälten i automatiskt och du behöver inte fylla i denna information en gång till. Finns inte kunden upplagd, klickar du på plustecknet, till höger i kundfältet, för att skapa en ny kund.

Beroende på om kunden är ett företag eller privatperson kommer fälten för ROT/RUT vara editerbara eller låsta.

Läs mer om kundfältens innebörd i "Skapa Kund"

I denna flik sätter du upp en digital personalliggare och registrerar arbetets ID-nummer du fått från Skatteverket.

Om Entral elektroniska enheter ska användas, registrerar du dessa under ditt namn → Inställningar → Entral.

För mer information om personalliggare, besök www.skatteverket.se

Under fliken Finansiellt ställer du in priser för arbetet och lägger upp en budget för att kunna följa upp projektets ekonomi. Du bestämmer om arbetet ska vara på löpande räkning eller fast pris. Symbolen upp till vänster i rubrikraden visar vilken prissättning du har valt. Du lägger även in påslag och rabatter för inköp och förbrukning av material.

Om modulen för Lyftplan är aktiverad, kommer en extra sektion för att lägga upp en lyftplan att visas längst ner på sidan.

Varje sektion i Finansiellt går att expandera genom att trycka på pilarna.

Läs mer om de finansiella inställningarna här.

Arbetar du med löpande pris kan du här välja vilken prismall du vill ha för arbetet, om du önskar en annan än den som ligger standard för antingen kunden eller för ditt företagskonto.

Framtida rapporter som skapas i projektet kommer nu att få de priser som ställts in i den valda prismallen.

Tips: Om du vill använda din modifierade prismall i fler projekt eller för fler kunder - klicka på "Spara och kopiera till företagsmallar" Prismallen blir då valbar både i Kunder och i Projekt/arbetsorder.

I denna flik skriver du in adress för arbetet eller fyller i fälten genom snabbhämtning. Karta med aktuella väderförhållanden visas när adressfälten är ifyllda.

I mobilappen kommer fältarbetaren hitta med hjälp av denna karta.

Tips!

Om du klickar på den gröna VISA NÄRLIGGANDE ARBETE, kommer markeringar upp med företagets alla arbeten inom ett område, som du kan zooma in eller ut med plus och minus.

Om du klickar på ett närliggande arbete, öppnas en rutan med kortfattad information om projektet. Du kan öppna detta genom att klicka på symbolen för ny flik i rutan som beskriver projektet.

I denna flik knyter du personer till arbetet genom gruppen de tillhör. Alla i gruppen kommer att få denna roll oavsett vilken roll de är registrerade med i Medarbetare och alla i gruppen får upp arbetet i sin mobilapp.

Rollen bestämmer vilken roll dessa personer ska ha i projektet och därmed vilket pris som ska gälla i prismallen.

I denna flik knyter du en eller flera medarbetare till arbetet och tilldelar dem rollerna de ska ha i arbetet.

Om det finns prismallar kopplade till en viss roll, kommer tid- och reserapporter från personen med denna roll automatisk få detta pris.

Notera: Roller, grupper och personer väljer du från listor skapade under ditt namn → inställningar → Roller, respektive under Medarbetare i huvudmenyn.

Tillagda personer får upp arbetet i sin mobilapp så snart du sparat..

Här kan du lägga in påminnelser till medarbetarna i arbetet och välja när de ska påminnas om arbetet. Endast möjligt innan det påbörjas. Om du arbetar med en underleverantör kommer även denna att synas i mottagarlistan. Påminnelserna skickas som en pushnotis till mottagarens mobil.

I denna flik kan du knyta kontaktpersoner utanför företaget till arbetet så att de blir synliga i appen. För att kunna se kontaktpersoner i hela projektstrukturen, behöver JA vara ikryssat i Företagsinställningar för "Externa kontaktpersoner på projektnivå ska vara synliga i appen".

Du kan välja mellan att lägga till existerande och att skapa en ny.

Tips: Ge externa kontakter en roll med rolltypen "Kontakt". Detta för att hindra förväxlingsrisk med interna roller. Du kan skapa och döpa egna roller i Inställningar.

I Arbetsorder finns fliken Klarmarkeringar. Här visas personer som är tillagda i arbetsordern med roller, och som kan markera sitt arbete som avslutat i appen både för sig själv, och för hela sin grupp.

När en arbetsorder har avslutats i appen, reflekteras det direkt i listan under Klarmarkeringar genom att rutan framför personen som avlutade sin arbetsorder, kryssas för. Om en gruppmedlem väljer att avsluta för alla i sin grupp, blir alla medarbetare markerade i klarmarkeringslistan och statusen på arbetsordern ändras från Aktiverad till Avslutad.

Personerna i listan kan även klarmarkeras av en webbadministratör. Status på arbetsordern kan ändras från webbadmin även om alla personer inte är klarmarkerade. Om en appanvändare avslutar arbetsordern av misstag, går den enkelt att återaktivera igen.

Notera: Fliken "Klarmarkeringar" syns bara om man aktiverat denna funktion i inställningarna för företagskontot. Bocka i ja för inställning "Valmöjlighet att avsluta arbetsordern individuellt eller för alla i teamet." (Ditt namn → Företagskontot inställningar)

För jobb som återkommer regelbundet kan det lämpa sig att skapa en återkommande arbetsorder istället för att skapa likadana arbetsorder flera gånger om. Detta gör du antingen inuti ett projekt eller genom att skapa en ny fristående återkommande arbetsorder.

Återkommande arbetsorder får prefixet "REC" i den överordnade ordern (mallen) och det är i den överordnade mallen som du gör inställningarna.

OBS: Om du väljer ett startdatum för en arbetsorder som ska återkomma en viss veckodag varje månad, behöver startdatum ligga före arbetets första dag.

Notera: Gör du ändringar i en REC_ mall utan att ändra startdatum till dagens datum kommer det skapas upp nya arbetsorder med startdatum bakåt i tiden med de nya inställningarna. Har du arbetsorder som ligger längre fram i tiden kommer dessa att tas bort och ersättas med nya arbetsorder med de nya inställningarna.