Innehållsförteckning
Introduktion
Rapporter från ett projekt eller arbetsorder utgör underlaget för en faktura i Fieldlys system. En faktura kan skickas till kund direkt från Fieldly via email, exporteras till pdf eller via ditt ekonomisystem. Flödet kan se olika ut beroende på dina inställningar för företaget eller projektet.
Med inställningen förenklat faktureringsflöde hoppar du över steget Lås fakturan, och godkänn rapporter.
Tips: Om du har många rapporter kan du behöva filtrera dem genom genom att klicka på filter, t ex. datum, medarbetare eller faktureringsstatus.
Fakturering kan ske från:
Arbetsorder och Projekt:
i titelraden oberoende av öppna flikar, antingen på fakturaikonen eller under åtgärder → skapa faktura.
i rapportvyns Tid, Resor & Utgifter under åtgärder.
Lyftplanen i Arbetsorder och Projekt under Inställningar → Finansiellt
Fakturor i huvudmenyn → Skapa faktura
några minuter om hur du skapar fakturaunderlag och fakturerar i Fieldly
En rapports olika faktureringsstatus (vad betyder färgerna?)
Ej Godkänd - Rapporten har ännu inte godkänts för fakturering
Godkänd - Rapporten har godkänts för fakturering
Utkast - Rapporten är kopplad till en faktura som ännu inte skickats
Skickad - Rapporten är kopplad till en faktura med status ”skickad”
Betald - Rapporten är kopplad till en faktura med status ”betald”
Exkluderad från fakturering - Rapporten är inte kopplad till en faktura, men utgör underlag för den ekonomiska beräkningen och löner
Sammanslagna eller individuella rader
När du skapar en faktura och importerar rapporterna från ett arbete, kan du välja om du vill visa varje rapport rad för rad eller slå samman varje rapporttyp (tid, resor, utgifter) som en klumpsumma.
Det du använder oftast bör du ställa in på företagskontots faktureringsinställningar: (Ditt namn → Företagskontot → Faktureringsinställningar → STANDARDEXPORT TILL FAKTURA.)
Även inne på arbetsordern / projektet kan du ställa in hur rapporterna ska importeras till fakturan. Se bild nedan.
(Inställningar → Kund → Visning av rapporter på faktura)
Inställningar på företagsnivå eller i själva projektet/arbetsordern styr vad som blir förhandsvalet i arbetsordern/projektet, men du kan alltid slutjustera vid fakturering när du importerar rapporter till fakturan.
Kontrollera och godkänn fakturaunderlag
Innan du skapar en faktura kan du behöva gå igenom rapporterna i projektet eller arbetsordern som skickats från appen. Detta gör du i rapportvyn.
Notera: detta gäller endast om du inte har inställningen "förenklat faktureringsflöde" aktiverat.
Klicka på fliken ”Rapporter” i aktuellt projekt eller arbetsorder
Klicka på fliken "Tid, Resor & Utgifter"
Expandera rapporterna genom att klicka på pilen/spetsen framför rubrikerna Tid, Resor & Utgifter. Rapporter från appen eller webbadmin listas.
Granska varje rapporttyps översikt, och om det behövs, editera genom att öppna var och en.
Kryssa i de som ska godkännas. Du kan också välja att godkänna alla på samma gång.
Klicka på "Åtgärder" under flikarna och godkänn genom att välja Godkänn ALLA eller Godkänn valda i listan.
Tips: Om du har många rapporter kan du behöva filtrera dem genom genom att klicka på filter, t ex. datum, medarbetare eller faktureringsstatus.
Notera: De tidigare svarta rapportraderna bli nu gula vilket indikerar att de godkänts för fakturering.
Skapa faktura
Rapporter som godkänts för fakturering utgör underlaget för en faktura med löpande pris. Om du valt fast pris för arbetet är det detta som faktureras.
En faktura skapas genom att det godkända underlaget skickas över till fakturering, antingen från projektet/arbetsordern eller från en tom faktura varifrån du importerar godkända rapporter.
Öppna arbetet du vill fakturera
Klicka på fliken "Rapporter"
Klicka på underfliken för Tid, Resor & Utgifter.
Godkänn rapporterna om de inte redan är godkända.
Kryssa i rapporterna som ska faktureras om det bara är vissa .
Klicka på "Åtgärder" och välj "Fakturera valda" i listan
ellerKlicka på ”Fakturera alla” om du vill att alla rapporter ska komma med på faktura.
Du tas nu till ett fakturaformulär, där det mesta är ifyllt i förväg.Granska fakturan och Spara med den gröna knappen
Klicka på export för att exportera fakturan till ditt ekonomisystem
Notera: Om ditt företag använder "Förenklat faktureringsflöde" i Fieldly, behöver du inte godkänna rapporter före fakturering och fakturor som skapas behöver heller inte låsas.
Om du tar bort ett fakturautkast försvinner inte rapporterna, men deras status återgår till Ej godkända (svart textfärg).