Hoppa till huvudinnehÄll

ROT-avdrag och fastighetsbeteckning mellan Fieldly och ditt ekonomisystem

Den hĂ€r artikeln gĂ€ller bĂ„de integrationer till Fortnox och Spiris — logiken Ă€r densamma i bĂ„da systemen.

Grundprincipen: information följer med framÄt, inte bakÄt

Det viktigaste att förstÄ Àr att Fieldly fungerar som ett flöde:

Kundkort → Arbete → Fakturaunderlag → Ekonomisystem

Uppgifter du fyller i tidigt i flödet följer med hela vÀgen. Men fyller du i nÄgot lÀngre fram i flödet (till exempel direkt pÄ arbetet), sÄ vandrar det inte bakÄt till kundkortet. HÄll den bilden i huvudet sÄ blir alla exemplen nedan mycket lÀttare att förstÄ.

1. Kunden skapas i Fieldly

Det hÀr Àr standardflödet, oavsett om kunden skapas i kundregistret eller i ett projekt.

Steg

Vad hÀnder

Kundkort i Fieldly

Personuppgifter, fastighetsbeteckning och ROT lÀggs in

Arbete i Fieldly

Ärver personuppgifter, fastighetsbeteckning och ROT frĂ„n kundkortet

Faktura i Fieldly

FÄr fastighetsbeteckning och ROT, rutorna för tid i underlaget bockas i automatiskt

Fortnox/Spiris – faktura

ROT kommer med pÄ fakturan

Fortnox/Spiris – kundkort

Förblir tomt (fastighetsbeteckningen skickas inte till kundkortet i ekonomisystemet)

Kom ihÄg: Fastighetsbeteckningen syns pÄ fakturan i Fortnox/Spiris, men aldrig pÄ sjÀlva kundkortet dÀr. Det beror pÄ att kundkortet i ekonomisystemet inte Àr kopplat till uppgifterna frÄn Fieldlys sida.

2. Fastighetsbeteckning lÀggs till pÄ arbetet, inte pÄ kundkortet

Om kunden saknar fastighetsbeteckning men du lÀgger till den direkt pÄ arbetet:

  • Uppgiften följer med framĂ„t till fakturan, precis som vĂ€ntat.

  • Kundkortet i Fieldly fĂ„r inte ROT, eftersom du fyllde i uppgiften lĂ€ngre fram i flödet — och information vandrar inte bakĂ„t.

Det hÀr Àr ett tydligt exempel pÄ flödesprincipen: du fÄr rÀtt resultat pÄ fakturan, men kundkortet uppdateras inte automatiskt.

3. Kunden Àr importerad frÄn Fortnox/Spiris till Fieldly

Vid import frÄn Fortnox/Spiris gÀller ett par sÀrskilda saker:

  • Fastighetsbeteckningen importeras inte.

  • NĂ€r arbetet skapas stĂ„r ROT som "No" som standard.

Rekommenderat arbetssÀtt: lÀgg till fastighetsbeteckningen pÄ kundkortet

Har du importerat kunder frÄn Fortnox/Spiris Àr det bÀst att lÀgga till fastighetsbeteckningen pÄ kundkortet i Fieldly direkt efter import. DÄ Àrver arbetet uppgiften automatiskt (enligt samma flöde som i punkt 1), och du slipper fylla i den pÄ nytt för varje nytt arbete.

Nedan följer tvĂ„ alternativa sĂ€tt att hantera det pĂ„ — men bĂ„da innebĂ€r merjobb och sĂ€mre spĂ„rbarhet, sĂ„ se dem som reservlösningar snarare Ă€n förstahandsval.

3a. Alternativ: lÀmna ROT som "No" och Àndra först pÄ fakturaunderlaget

  • Du kan Ă€ndra till ROT direkt pĂ„ fakturaunderlaget.

  • ROT följer dĂ„ med till Fortnox/Spiris.

  • Nackdel: eftersom Ă€ndringen görs sĂ„ sent i flödet (pĂ„ underlaget) sparas det inte bakĂ„t — varken arbetet eller kundkortet i Fieldly uppdateras, bĂ„da visar fortsatt "No". NĂ€sta gĂ„ng du behöver uppgifterna fĂ„r du fylla i dem igen.

3b. Alternativ: Àndra till ROT redan pÄ arbetet

  • Fyll i fastighetsbeteckning och ROT-uppgifter direkt pĂ„ arbetet.

  • Uppgifterna följer dĂ„ med hela vĂ€gen: till fakturaunderlaget och vidare till Fortnox/Spiris.

  • Nackdel: kundkortet uppdateras fortfarande inte, sĂ„ uppgiften mĂ„ste fyllas i igen pĂ„ varje nytt arbete för samma kund.

  • Var extra noggrann med personnumret hĂ€r — Fortnox/Spiris kan ge felmeddelande om siffror skrivs fel, eftersom personnummer Ă€r en kĂ€nslig och kontrollerad uppgift.

4. Flera fastighetsÀgare

Kund skapad i Fieldly

  • Du kan lĂ€gga till flera fastighetsĂ€gare pĂ„ en kund.

  • Fördelningen följer samma flödeslogik som ovan — Ă€nda fram till fakturaunderlaget i Fortnox/Spiris.

  • BegrĂ€nsning: varje Ă€gare mĂ„ste tilldelas minst 1 krona i fördelningen. Det gĂ„r inte att ange 0 kr pĂ„ en Ă€gare.

Kund importerad frÄn Fortnox/Spiris med tvÄ fastighetsÀgare

  • Endast den första fastighetsĂ€garen följer med vid import.

  • Den andra Ă€garen mĂ„ste lĂ€ggas till manuellt i Fieldly efter import om du behöver bĂ„da.

Sammanfattning: Bra att tÀnka pÄ

  • TĂ€nk flöde, inte formulĂ€r. Uppgifter rör sig framĂ„t (kundkort → arbete → underlag → ekonomisystem), aldrig bakĂ„t.

  • Importerade kunder saknar fastighetsbeteckning. LĂ€gg till den pĂ„ kundkortet direkt efter import sĂ„ slipper du fylla i den för varje nytt arbete.

  • Kundkortet i Fortnox/Spiris pĂ„verkas aldrig av Fieldly. Fieldly varken skickar fastighetsbeteckning till eller hĂ€mtar den frĂ„n kundkortet i ekonomisystemet — bara till fakturan.

  • Vid tvĂ„ fastighetsĂ€gare frĂ„n import: kontrollera alltid att bĂ„da Ă€garna finns med, annars saknas den andra.

  • Personnummer Ă€r kĂ€nsligt vid ROT. Dubbelkolla siffrorna pĂ„ arbetet innan det gĂ„r vidare till fakturaunderlaget för att undvika felmeddelanden.

Relaterade artiklar
Fick du svar pÄ din frÄga?