Hoppa till huvudinnehÄll

ROT-avdrag och fastighetsbeteckning mellan Fieldly och ditt ekonomisystem

Den hĂ€r artikeln gĂ€ller bĂ„de integrationer till Fortnox och Spiris — logiken Ă€r densamma i bĂ„da systemen.

Grundprincipen: information följer med framÄt, inte bakÄt

Det viktigaste att förstÄ Àr att Fieldly fungerar som ett flöde:

Kundkort → Arbete → Fakturaunderlag → Ekonomisystem

Uppgifter du fyller i tidigt i flödet följer med hela vÀgen. Men fyller du i nÄgot lÀngre fram i flödet (till exempel direkt pÄ arbetet), sÄ vandrar det inte bakÄt till kundkortet. HÄll den bilden i huvudet sÄ blir alla exemplen nedan mycket lÀttare att förstÄ.

1. Kunden skapas i Fieldly

Det hÀr Àr standardflödet, oavsett om kunden skapas i kundregistret eller i ett projekt.

Steg

Vad hÀnder

Kundkort i Fieldly

Personuppgifter, fastighetsbeteckning och ROT lÀggs in

Arbete i Fieldly

Ärver personuppgifter, fastighetsbeteckning och ROT frĂ„n kundkortet

Faktura i Fieldly

FÄr fastighetsbeteckning och ROT, rutorna för tid i underlaget bockas i automatiskt

Fortnox/Spiris – faktura

ROT kommer med pÄ fakturan

Fortnox/Spiris – kundkort

Förblir tomt (fastighetsbeteckningen skickas inte till kundkortet i ekonomisystemet)

Kom ihÄg: Fastighetsbeteckningen syns pÄ fakturan i Fortnox/Spiris, men aldrig pÄ sjÀlva kundkortet dÀr. Det beror pÄ att kundkortet i ekonomisystemet inte Àr kopplat till uppgifterna frÄn Fieldlys sida.

2. Fastighetsbeteckning lÀggs till pÄ arbetet, inte pÄ kundkortet

Om kunden saknar fastighetsbeteckning men du lÀgger till den direkt pÄ arbetet:

  • Uppgiften följer med framĂ„t till fakturan, precis som vĂ€ntat.

  • Kundkortet i Fieldly fĂ„r inte ROT, eftersom du fyllde i uppgiften lĂ€ngre fram i flödet — och information vandrar inte bakĂ„t.

Det hÀr Àr ett tydligt exempel pÄ flödesprincipen: du fÄr rÀtt resultat pÄ fakturan, men kundkortet uppdateras inte automatiskt.

3. Kunden Àr importerad frÄn Fortnox/Spiris till Fieldly

Vid import frÄn Fortnox/Spiris gÀller ett par sÀrskilda saker:

  • Fastighetsbeteckningen importeras inte.

  • NĂ€r arbetet skapas stĂ„r ROT som "Nej" som standard.

Rekommenderat arbetssÀtt: lÀgg till fastighetsbeteckningen pÄ kundkortet

Har du importerat kunder frÄn Fortnox/Spiris Àr det bÀst att lÀgga till fastighetsbeteckningen pÄ kundkortet i Fieldly direkt efter import. DÄ Àrver arbetet uppgiften automatiskt (enligt samma flöde som i punkt 1), och du slipper fylla i den pÄ nytt för varje nytt arbete.

P.S. Om du lÀgger till fastighetsbeteckningen pÄ ett kundkort efter att arbetet har skapats kommer inte fastighetsbeteckningen uppdateras automatiskt. Det lÀttaste sÀttet att uppdatera jobbet efter att du lagt till ROT-info pÄ kunden Àr att gÄ in pÄ jobbet --> instÀllningar --> kund --> vÀlj kunden igen. DÄ skall informationen uppdateras pÄ jobbet (tÀnk pÄ att spara).

Nedan följer tvĂ„ alternativa sĂ€tt att hantera det pĂ„ — men bĂ„da innebĂ€r merjobb och sĂ€mre spĂ„rbarhet, sĂ„ se dem som reservlösningar snarare Ă€n förstahandsval.

3a. Alternativ: Ange ROT först pÄ fakturaunderlaget

  • Du kan Ă€ndra till ROT direkt pĂ„ fakturaunderlaget.

  • ROT följer dĂ„ med till Fortnox/Spiris.

  • Nackdel: Eftersom Ă€ndringen görs sĂ„ sent i flödet (pĂ„ underlaget) sparas det inte bakĂ„t — varken arbetet eller kundkortet i Fieldly uppdateras, bĂ„da visar fortsatt "Nej". NĂ€sta gĂ„ng du behöver uppgifterna fĂ„r du fylla i dem igen.

3b. Alternativ: Àndra till ROT redan pÄ arbetet

  • Fyll i fastighetsbeteckning och ROT-uppgifter direkt pĂ„ arbetet.

  • Uppgifterna följer dĂ„ med hela vĂ€gen: till fakturaunderlaget och vidare till Fortnox/Spiris.

  • Nackdel: kundkortet uppdateras fortfarande inte, sĂ„ uppgiften mĂ„ste fyllas i igen pĂ„ varje nytt arbete för samma kund.

  • Var extra noggrann med personnumret — Fortnox/Spiris kan ge felmeddelande om siffror skrivs fel, eftersom personnummer Ă€r en kĂ€nslig och kontrollerad uppgift.

4. Flera fastighetsÀgare

Kund skapad i Fieldly

  • Du kan lĂ€gga till flera fastighetsĂ€gare pĂ„ en kund.

  • Fördelningen följer samma flödeslogik som ovan — Ă€nda fram till fakturaunderlaget i Fortnox/Spiris.

  • BegrĂ€nsning: varje Ă€gare mĂ„ste tilldelas minst 1 krona i fördelningen. Det gĂ„r inte att ange 0 kr pĂ„ en Ă€gare.

Kund importerad frÄn Fortnox/Spiris med tvÄ fastighetsÀgare

  • Endast den första fastighetsĂ€garen följer med vid import.

  • Den andra Ă€garen mĂ„ste lĂ€ggas till manuellt i Fieldly efter import om du behöver bĂ„da.

Sammanfattning: Bra att tÀnka pÄ

  • TĂ€nk flöde, inte formulĂ€r. Uppgifter rör sig framĂ„t (kundkort → arbete → underlag → ekonomisystem), aldrig bakĂ„t.

  • Importerade kunder saknar fastighetsbeteckning. LĂ€gg till den pĂ„ kundkortet direkt efter import sĂ„ slipper du fylla i den för varje nytt arbete.

  • Kundkortet i Fortnox/Spiris pĂ„verkas aldrig av Fieldly. Fieldly varken skickar fastighetsbeteckning till eller hĂ€mtar den frĂ„n kundkortet i ekonomisystemet — bara till fakturan.

  • Vid tvĂ„ fastighetsĂ€gare frĂ„n import: kontrollera alltid att bĂ„da Ă€garna finns med, annars saknas den andra.

  • Personnummer Ă€r kĂ€nsligt vid ROT. Dubbelkolla siffrorna pĂ„ arbetet innan det gĂ„r vidare till fakturaunderlaget för att undvika felmeddelanden.

Relaterade artiklar
Fick du svar pÄ din frÄga?