Skillnaden mellan projekt och arbetsorder är relativt liten, men med ett par viktiga skillnader. Arbetsorder lämpar sig generellt för mindre arbeten medan Projekt passar för större arbeten med komplex struktur.

Båda går att använda flexibelt så att de passar din verksamhets behov. Det som oftast fäller avgörandet kring vilket alternativ du bör välja är hur ni vill följa upp ekonomin, längden på arbetet, hur ni fakturerar och hur personalen delas upp samt antal moment på arbetet.

Till vänster i ett projekt visas projektets struktur, projektträdet. Det är denna delen som skiljer projekt från arbetsorder.

I strukturen ovan ser vi både projekt, underprojekt och arbetsorder där statusen på respektive, avgör färgen. Om ett projekt eller underprojekt avslutas eller stängs, sker samma sak med dess underliggande order och underprojekt. Plustecknen i strukturen är till för att skapa nya order och underprojekt till projektet.

När det görs ärvs både kund, plats, start- & slutdatum samt finansiella inställningar som standard. Dessa kan sedan korrigeras om man vill ändra förutsättningarna för det specifika underprojektet eller arbetsordern.

Fråga oss gärna så leder vi er i rätt riktning!

Under fliken Projekt listas och hanteras dina projekt och nya skapas. I listan kan du söka, sortera och filtrera fram de arbeten och den information du behöver. Du kan även flytta kolumner med handverktyget i rubrikraden, samt justera kolumnbredd.

Färgerna indikerar status. Kolumnen till vänster har symboler för försenade arbeten, samt för arbeten skapade i mobilen eller från kalendern i Fieldly. För att öppna ett projekt i listan klickar du på dess rad eller på pennan. Alla dina filtreringar är individuella, så olika projektledare kan ha olika filter och sorteringar.

Notera: Att skapa upp projekt är snarlikt med att skapa upp en arbetsorder, därför kan det bli repetition om du läst igenom avsnittet om arbetsorder.

Du har möjlighet att skapa upp ett projekt på lite olika ställen i systemet.

När du skapar ett nytt projekt får du en rullgardinslista med två val:

För att skapa upp ett projekt i projektlistan följer du stegen nedan:

Det finns en mängd inställningar du kan göra i början av ett arbete som sparar tid när projektet är igång.

När du skapat ett projekt landar du på en registreringssida med två flikrader. Beroende på vilka moduler ni har aktiverat för ert konto, kan dessa flikar variera.

På översta raden är "Inställningar" öppen. På undre raden är Allmänt öppen. Det är här du börjar fylla i uppgifter om projektet.

Titel och kund är obligatoriska fält.

Löpnummer

Löpnummer är obligatoriskt och följer med under hela arbetsflödet. Du kan välja mellan automatiskt genererade löpnummer eller anpassade, som du skapar i Inställningar → Löpnummer. Projekt med automatisk löpnummer är förinställt.

Om du väljer automatiskt genererade löpnummer, får arbetsobjektet det nummer som står "näst på tur" i vald löpnummerserie.

Väljer du anpassade löpnummer, ska du manuellt ange både prefix och nummer på arbetsobjektet.

Notera: Grupprättigheten "Hantera löpnummer" måste vara ikryssad för användarens grupp för att "Anpassad" ska vara möjligt. (Medarbetare → Grupper → Webbrättigheter)

Titel

Titeln du anger för arbetet kommer att följa med hela flödet och även visas på fakturan som skickas till din kund.

Avdelning - endast med modulen aktiverad

Du väljer avdelning som arbetet hör till i listan av skapade avdelningar för kontot. Arbetet kommer bara att finnas tillgängligt för medarbetare kopplade till denna avdelning. För att göra det tillgängligt för samtliga användare, klickar du istället "Tillgängligt globalt".

Projektägare

Användarens namn (den som är inloggad) är redan ifyllt i denna ruta, men du kan välja andra medarbetare från listan. Projektägaren har större rättigheter i ett arbete, och kan även se sina arbeten i mobilappen utan att tilldelas under grupper eller personer.

Globalt Projekt ID - endast med modul aktiverad (Ta kontakt med din ansvariga kontaktperson på Fieldly)

Objektnummer - endast med modul aktiverad (Ta kontakt med din ansvariga CSM)

Projekttyp & kundsegment - Extra kategoriseringsmöjligheter, där ni själva bestämmer kategorierna som ska gälla, exempelvis Service och Entreprenad

Tidsram

Här ställer du in start- och slutdatum och start- och sluttid för hela arbetet. Inom denna tidsram kan du sedan skapa rapporter. "Hus Knappen" väljer dagens datum.

Beskrivning och taggar

Dessa fält finns för att du ska kunna söka i listor och få en snabb insikt i arbetet utan att behöva öppna det. Beskrivningen kommer synas i appen, så här kan det vara fördelaktigt att vara mer detaljerad om arbetet och vad som ska utföras.

I denna flik hanterar du kundinformation som ska gälla för arbetet.

När du valt en registrerad kund från listan, fylls flera av fälten i automatiskt och du behöver inte fylla i denna information en gång till. Finns inte kunden upplagd, klickar du på plustecknet, till höger i kundfältet, för att skapa en ny kund.

Beroende på om kunden är ett företag eller privatperson kommer fälten för ROT/RUT vara editerbara eller låsta.

Läs mer om kundfältens innebörd i "Skapa Kund"

Notera: Du måste spara flikarna "Allmänt" och "Kund" innan du kan gå vidare och fylla resten av informationen för arbetet. Obligatoriska fält (stjärnmarkerade*) måste alltid fyllas i.

Liggare

I denna flik sätter du upp en digital personalliggare och registrerar arbetets ID-nummer du fått från Skatteverket.

För att lära dig mer om Fieldlys personalliggare:

Finansiellt

Under fliken Finansiellt ställer du in priser för arbetet och lägger upp en budget för att kunna följa upp projektets ekonomi. Du bestämmer om arbetet ska vara på löpande räkning eller fast pris. Symbolen till vänster i rubrikraden visar vilken prissättning du valt. Du lägger även in påslag och rabatter för inköp och förbrukning av material.

Om modulen för Lyftplan är aktiverad, kommer en extra sektion för att lägga upp en lyftplan att visas längst ner på sidan.

Varje sektion i Finansiellt går att expandera genom att trycka på pilarna.

Prismall

Arbetar du med löpande pris kan du här välja vilken prismall du vill ha för arbetet, om du önskar en annan än den som ligger standard för antingen kunden eller för ditt företagskonto.

Framtida rapporter som skapas i projektet kommer nu att få de priser som ställts in i den valda prismallen.

Läs mer om prissättning här

I denna flik skriver du in adress för arbetet eller fyller i fälten genom snabbhämtning. Karta med aktuella väderförhållanden visas när adressfälten är ifyllda.

I mobilappen kommer fältarbetaren hitta med hjälp av denna karta.

Tips!

Om du klickar på den gröna VISA NÄRLIGGANDE ARBETE, kommer markeringar upp med företagets alla arbeten inom ett område, som du kan zooma in eller ut med plus och minus.

Om du klickar på ett närliggande arbete, öppnas en rutan med kortfattad information om projektet. Du kan öppna detta genom att klicka på symbolen för ny flik i rutan som beskriver projektet.

I denna flik knyter du en eller flera medarbetare till arbetet och tilldelar dem rollerna de ska ha i arbetet.

Om det finns prismallar kopplade till en viss roll i arbetet, kommer tid- och reserapporter från personen med denna roll automatisk få detta pris. Du kan välja om du vill boka personen eller enbart ge den åtkomst. Båda alternativen gör att arbetet dyker upp i appen, men om du bokar kommer det också att ge utslag i kalendern för både app-användaren och kalendern i webben.

Notera: Roller, grupper och personer väljer du från listor skapade under ditt namn → inställningar → Roller, respektive under Medarbetare i huvudmenyn.

Tillagda personer får upp arbetet i sin mobilapp så snart du sparat.

I denna flik knyter du personer till arbetet genom gruppen de tillhör. Alla i gruppen kommer att få denna roll oavsett vilken roll de är registrerade med i Medarbetare och alla i gruppen får upp arbetet i sin mobilapp.

Rollen bestämmer vilken roll dessa personer ska ha i projektet och därmed vilket pris som ska gälla i prismallen.

Här kan du lägga in påminnelser till medarbetarna i arbetet och välja när de ska påminnas om arbetet. Endast möjligt innan det påbörjas. Om du arbetar med en underleverantör kommer även denna att synas i mottagarlistan. Påminnelserna skickas som en pushnotis till mottagarens mobil.

I denna flik kan du knyta kontaktpersoner utanför företaget till arbetet så att de blir synliga i appen, att kunna kontaktas. För att kunna se kontaktpersoner i hela projektstrukturen, behöver JA vara ikryssat i Företagsinställningar för "Externa kontaktpersoner på projektnivå ska vara synliga i appen".

Du kan välja mellan att lägga till existerande och att skapa en ny.

Tips: Ge externa kontakter en roll med rolltypen "Kontakt". Detta för att hindra förväxlingsrisk med interna roller. Du kan skapa och döpa egna roller i Inställningar.