PDF-guide för GE/UE-koppling
8.0 Introduktion
Med modulen "GE/UE-samarbete" aktiverad i Fawa, kan du bjuda in ett annat företag (underentreprenör) att jobba i en arbetsorder som ditt företag skapat. Rapporterna omfattar tid, resor och utgifter. Själva inbjudan görs inuti arbetsordern och rapporterna sammanställs i arbetsordern. När en inbjudan är genomförd skapas ett projekt i Underentreprenörens konto, där UE:n rapporterar och sedan skickar rapporterna, så att de landar i Generalentreprenörens arbetsorder. Samarbetet förutsätter att båda företagen har ett Fieldly-konto och att en underentreprenörs-koppling finns.
Mer om GE/UE-samarbete i artikel om "Samarbete med underentreprenör i arbetsorder"
SETUP
För att GE/UE koppling ska fungera så måste båda Fieldly-kontona ha modulerna Underentreprenörer och GE/UE-samarbete
För att synken ska fungera mellan kontona behöver man som GE, fylla i en kopplingstabell.
Kopplingstabellen för GE/UE-samarbete hittas under Inställningar → GE/UE kopplingstabell. Här ställer man in vilka Roller, Tidtyper, Resetyper och Artikel/Utgiftstyper som ska kopplas mellan GE/UE-kontona. Om UE har en roll som heter “Snickare” som ska motsvara “Hantverkare” när den hamnar hos GE så ställer man alltså in GE roll = Hantverkare och UE roll = Snickare. Samma princip gäller för övriga kopplingar. En rekommendation är att skapa en prismall av roller och tidtyper, som är specifikt för GE/UE-samarbeten.
Notera: Om rollerna är ombytta i ett annat arbete, dvs om företaget som tidigare hade UE-rollen blir GE och vice versa, måste en ny koppling göras.
Förutsättningar och begränsningar
Tillsvidare medger systemet en underentreprenör per arbetsorder.
Tillsvidare medger systemet antingen rapportering i personalliggare eller i samma arbetsorder.
Flöde
GE skapar arbetsorder
1. GE skapar arbetsorder (antingen projektkopplad eller fristående) i sitt Fieldly
2. Lägger in UE:n i arbetsordern
Beskrivningsfältet är bara för GE:n
3. Arbetsordern dyker upp automatiskt som ett projekt i UE:s Fieldly
I titeln ser man inom parentes, vem som är GE. På kundens märkning ser du GE:ns arbetsordernummer. Båda dessa fält går inte att redigera för UE:n.
I projektet kan GE:n ha tagit med både en beskrivning och laddat upp dokument. Dokumenten landar som externa dokument för UE:n.
UE rapporterar
4. UE-medarbetarna rapporterar på projektet som vanligt och som på alla andra arbeten måste de ges åtkomst eller bokas in på jobbet.
5. Rapporterna exporteras sedan till GE genom att gå in under tid, resor och utgifter--> åtgärder--> skicka till GE. Kom ihåg att godkänna rapporterna innan du kan skicka över dem.
Rapporter landar hos GE
6. Rapporterna hamnar i GE:s Fieldly-konto på arbetsordern (Namnet på rapporterna blir dock inte medarbetarnas namn utan UEs namn, samt att fältet för beskrivning inte hänger med i exporten- finns i wish list). I dagsläget landar personens namn som kommentar om man vill och detsamma gäller beskrivningen. Se UE:s konto på bilden.
Se hur rapporter landar hos GE:
På en tidrapport/reserapport så kommer det att stå Fieldly Service som rapportör och när du klickar in på rapporten står UE:s företagsnamn. Öppnar man rapporten så ser man alltså det rätta.
När det gäller artiklar/utgiftsrapporter så hanteras alla som utgiftsrapporter när rapporterna kommer in till GE. Man använder Description-fältet och Internal comment-fältet för att få över information om artiklar.