4.0 Introduktion

4.1 Skapa medarbetare

4.2 Byt lösenord

4.3 Radera medarbetare

Video om medarbetare nedan:

Under Medarbetare listas företagets medarbetare och nya skapas.
Här hanteras även Grupper som medarbetare tillhör, samt rättigheterna för grupperna.

För att en medarbetare ska få tillgång till ett projekt eller en arbetsorder behöver du registrera medarbetaren i systemet. Du kan ändra inställningar och kontaktuppgifter för medarbetaren genom att klicka på medarbetaren i listan.

I listan söker du på en medarbetares namn eller filtrerar fram personen efter gruppen personen tillhör. Du kan också välja ordningen medarbetaren ska listas efter, samt välja vilka kolumner som ska visas.  

Notera: Ändringar i mobilappens "Min profil" uppdaterar motsvarande uppgifter i systemet (webben).

Medarbetarlistan

För att skapa en ny medarbetare följer du stegen nedan:

Notera: Fält med * är obligatoriska och måste fyllas i innan du kan spara och gå vidare.

Formuläret för att fylla i information om medarbetaren

I fliken Allmänt lägger du till grundläggande information som namn, e-post och mobilnummer. E-postadress och lösen använder medarbetaren för att logga in i systemet.

Kontaktinformationen blir även synlig i mobilappen och kan användas av övriga medarbetare för att ringa, sms:a eller skicka e-post till direkt från mobilen.

Under profilbild laddar du upp en profilbild av medarbetaren.

Unde rubriken Inställningar kryssar du i hur medarbetaren ska synas och om rapportering från mobilen ska plats-spåras. Rapportering utan platstjänst utelämnar viktig information i t ex. fältrapporter. Företaget kan kan kräva att plats-spårning måste vara påslagen för att rapportering ska kunna ske överhuvudtaget (Företagskontot => Inställningar).

Grupper är kopplade till rättigheter i systemet. När du knyter en medarbetare till en grupp, tilldelar du medarbetaren rättigheter. En medarbetare kan tillhöra en eller flera grupper, där den högsta behörigheten och högst antal timmar per arbetsdag kommer gälla.
​
​Läs mer om hur grupper och rättigheter fungerar här.

Avdelningar knyter en medarbetare till en avdelning som visas i menyfältet. Om en medarbetare knyts till en avdelning, begränsas information till just denna avdelning samt till information som ligger "globalt". Fältet för Avdelningar syns bara om modulen för avdelningar är påslagen.

Roller används för att sätta priser på arbeten i prismallar. En medarbetare kan ha en eller flera roller i systemet. Nya rolltyper skapas i Inställningar.

Finansiella inställningar bestämmer medarbetarens interna kostnader och används i kalkyler för arbetet. De kan justeras i varje rapport. Det är viktigt att ange dessa för att den ekonomiska uppföljningen på projekten ska bli så precisa och korrekta som möjligt. En formel vi rekommenderar att använda är:

Månadslön x 1,6 /168 timmar

Fälten i Hemadress kan antingen fyllas i manuellt eller genom "snabbhämtning" där en rullgardinslista med matchande adressval visas när du skriver i fältet. Klickar du på ett alternativ fylles resten av fälten i.
När fälten är ifyllda visas de på kartan, som kan användas på andra ställen i systemet.

Under Nära anhöriga lägger du till en eller flera nära anhöriga till medarbetaren.

För varje medarbetare kan ett eller flera dokument antingen länkas in eller laddas upp. Exempel på dokument är kopior på intyg, licenser, förarbevis eller andra elektroniska filer som medarbetaren kan behöva visa upp i sin mobil.

För att bifoga ett dokument följer du stegen nedan:

Uppladdning av dokument från datorn
​
​Länka in ett dokument

Länkningsalternativet

ID06-kort registreras här om ni använder ID06-personalliggare. Fliken är endast synlig om modulen för personalliggare är påslagen.

Under fliken Aktiviteter loggas händelser och aktiviteter för den registrerade medarbetaren.

Olika sätt att byta lösenord på, glömt lösen

Om en medarbetare glömt sitt lösenord kan en webbadministratör skapa ett nytt genom att skriva in ett nytt lösenord i fältet för lösenord under fliken "allmänt" på medarbetarprofilen. När ett nytt lösen skrivs in i fältet Lösenord*, raderas det gamla och det nya lösenordet lagras vid spara. Administratören ser aldrig medarbetarens lösenord och fältet ser återigen tomt ut.
​
​Notera: Administratören behöver inte kunna det gamla lösenordet för att skapa ett nytt.
​

Fältet för att byta lösenord i admin

Medarbetaren kan också själv återställa sitt lösenord genom att klicka på "Glömt lösenordet?", antingen i webben eller i mobilappen.
En länk för att återställa lösenordet skickas då till angiven e-postadress.

Byt lösen via webben
​

Om en medarbetare slutar kan du frigöra en licens genom att radera medarbetaren genom att följa stegen nedan:

Notera: Rapporter gjorda av eller för den raderade medarbetaren finns fortfarande tillgängliga. För att ta bort en medarbetare krävs webbrättigheten "Tillåtelse att radera resurser"

​
​